Yhteenveto
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tai vaihto onnistuu, kun kolme seuraavaa asiaa on kunnossa: siirtymä ajoitetaan hiljaiseen hetkeen tai liiketoiminnan taitekohtaan, datamigraatio ja toimintamallien muutos suunnitellaan huolella ja henkilöstö otetaan mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Lisäksi kannattaa hyödyntää muiden yritysten ja kokeneiden kumppaneiden kokemuksia.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa tai vaihtamisessa on monta askarruttavaa asiaa. Nostamme tässä blogissa esiin kolme keskeistä seikkaa, jotka toistuvat toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon liittyvissä keskusteluissamme asiakkaiden kanssa – organisaation koosta ja toimialasta riippumatta.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon tai vaihdokseen liittyvän siirtymän toteutuksesta selvitään varmimmin kuivin jaloin, kun suunnitellaan huolella ennakkoon niin siirtymävaihetta edeltävät, sen aikaiset kuin myös siirtymän jälkeiset vaiheet. Tärkeä osa ERP-järjestelmän käyttöönoton suunnittelua on siirtymän ajoituksen pohtiminen ja optimointi.
Aina kun mahdollista, toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto kannattaa ajoittaa
Tällä tavoin siirtymässä on vähemmän huomioitavia keskeneräisiä projekteja, ja mikä tärkeintä: organisaation omia resursseja on käytettävissä enemmän ERP-siirtymän tarpeisiin. Esimerkiksi vakavarainen Jopera hyödyntää hiljaisemman kauden päivittämällä toiminnanohjausjärjestelmänsä vastaamaan uuden nousukauden tarpeita.
Vaikka varsinainen siirtymä aiottaisiinkin ajoittaa hiljaisempaan hetkeen, korkea sesonki kannattaa hyödyntää suunnittelun tärkeänä pohjana. Kiireen keskellä tulee usein selvimmin esiin nykyisen ERP-järjestelmän ja tiedonhallinnan haasteet: mitkä puutteet tai epäloogisuudet aiheuttavat lisäkiirettä hässäkän keskellä, missä asioissa tiedonhallinnan kanssa joudutaan jumppaamaan tarpeettomasti ja mistä uusista toiminnallisuuksista voisi olla jatkossa suurin hyöty. Tällaiset asiat kannattaa dokumentoida, sillä niiden avulla uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa osataan keskittyä oikeisiin asioihin.
Realismin nimissä on kuitenkin myös todettava, että aina ajankohtaa ei pääse syystä tai toisesta valitsemaan vapaasti. Sekään tilanne ei ole suinkaan ylitsepääsemätön: voin vakuuttaa, että järjestelmiä on otettu onnistuneesti käyttöön kaikenlaisissa liiketoiminnan hetkissä.
Lataa opas: ERP-järjestelmän valinta ja vertailu – vältä virheet
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa on kyse monentasoisesta siirtymästä. Puhumme asiakkaiden kanssa paljon muun muassa datamigraatiosta, eli liiketoimintatiedon siirtämisestä uuteen järjestelmään. Tämä on kokonaisuuden kannalta totta kai erittäin keskeinen asia, ja tähän järjestelmäkumppanit osaavat suositella valmiiksi testattuja ja hyväksi todettuja prosesseja.
Uusien toimintamallien omaksuminen ja käyttöönotto vaativat totta kai oman aikansa ja vaivansa, mutta koska muutos on myös merkittävä mahdollisuus, se kannattaa näyttää koko henkilöstölle sellaisena ja osallistaa heitä mukaan jo suunnitteluvaiheessa.
Datamigraation lisäksi kyse on jossain laajuudessa aina myös toimintamallien muutoksesta. Osaa aiemmista toimintamalleista voidaan hyödyntää jatkossakin sellaisenaan, osaa on muokattava jonkin verran ja usein on tarpeen opetella myös kokonaan uusia tapoja toimia. Vain sitä kautta liiketoiminnan johtamiseen ja käytännön työhön saadaan juuri niitä hyötyjä, joita toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotolla on alun perin lähdetty tavoittelemaan. Yksi tyypillinen kohde on tilausten ja sopimusten hallinta, jossa tiedon on kuljettava ehjänä tarjouksesta tuotantoon ja toimitukseen.
Uusien toimintamallien omaksuminen ja käyttöönotto vaativat totta kai oman aikansa ja vaivansa, mutta koska muutos on myös merkittävä mahdollisuus, se kannattaa näyttää koko henkilöstölle sellaisena ja osallistaa heitä mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Henkilöstöä motivoi usein konkretia: mitä hyötyä uusista toimintatavoista ja uusien tietojen syöttämisestä on isossa kuvassa, eli mihin tärkeisiin kysymyksiin järjestelmä tuottaa vastauksia, kunhan pohjatyö jaksetaan tehdä järjestelmällisesti.
Koska toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tai vaihto on aina merkittävä muutos liiketoiminnan kokonaisuuden kannalta, onnistumiseen vaikuttavia asioita on lukumääräisesti paljon. Siksi suunnitteluvaiheessa kannattaa hyödyntää vertaistukea ja benchmarkia. Näitä on saatavilla paitsi suoraan muilta ERP-järjestelmän käyttöönottoja ja vaihdoksia tehneiltä yrityksiltä myös kokeneilta kumppaneilta.
Yksittäinen organisaatio vaihtaa toiminnanohjausjärjestelmää verrattain harvoin. Järjestelmäkumppanit ovat sen sijaan nähneet, kokeneet ja fasilitoineet monenlaisten organisaatioiden siirtymiä monenlaisissa olosuhteissa ja monenlaisista lähtötilanteista käsin. Kumuloitunutta kokemusta ja siitä taskuun jääneitä hyviä käytänteitä kannattaa hyödyntää.
Mahdollisuuksien mukaan liiketoiminnan hiljaiseen hetkeen, kuten matalaan sesonkiin, tai taitekohtaan, esimerkiksi isojen hankkeiden päätökseen tai uudelleenjärjestelyyn. Silloin keskeneräisiä projekteja on vähemmän ja omia resursseja on enemmän käytettävissä. Korkea sesonki kannattaa hyödyntää suunnitteluun dokumentoimalla nykyisen järjestelmän haasteet.
Datamigraatio tarkoittaa liiketoimintatiedon siirtämistä vanhasta järjestelmästä uuteen. Järjestelmäkumppanit osaavat suositella siihen valmiiksi testattuja prosesseja. Datan lisäksi käyttöönotossa muuttuvat aina myös toimintamallit.
Muutos kannattaa näyttää henkilöstölle mahdollisuutena ja ottaa työntekijät mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Henkilöstöä motivoi konkretia: mihin tärkeisiin kysymyksiin uusi järjestelmä tuottaa vastauksia, kun tiedot syötetään järjestelmällisesti.
Yksittäinen organisaatio vaihtaa toiminnanohjausjärjestelmää harvoin. Järjestelmäkumppanit ovat nähneet monenlaisten organisaatioiden siirtymiä erilaisista lähtötilanteista, ja sen vuoksi heidän kokemustaan kannattaa hyödyntää suunnittelussa.
ERP-opas – vältä virheet toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja vertailussa