Dubbelt så snabbt, 95 % färre fel: Fordonsprovarna Skånes digitala transformation med Muster

Vägen till effektivitet med förenklade besiktningar

Att driva en liten besiktningsstation innebär att man får bära många hattar: från tekniker till administratör och kundservice. Det handlar inte bara om att kontrollera fordon – du måste också ta hand om allt runtomkring. Därför är det viktigt att ha ett bra system på plats: ett system som gör arbetet enklare, gör det möjligt att ge hög kvalitet i servicen och låter dig fokusera på annat.

För Fordonsprovarna Skånes grundare, Mustafa Al Bufradie, var stressen, felen och förseningarna som orsakades av manuell rapportering några av de största utmaningarna – tills han började använda Muster. Nu går processerna dubbelt så snabbt, antalet misstag har minskat med 90–95 %, och tack vare ökad kapacitet finns det utrymme för företaget att växa.

Om Fordonsprovarna Skåne

Fordonsprovarna Skåne är ett växande besiktningsföretag med bas i södra Sverige, specialiserat på fordon upp till 3,5 ton. Idag driver de två stationer och förbereder sig för att öppna en tredje i Landskrona.

Företaget grundades för drygt ett år sedan och drivs som ett vänner-och-familjeföretag. Ägaren Mustafa Al Bufradie, tidigare besiktningstekniker, hade länge drömt om att starta eget. Nu när drömmen blivit verklighet fokuserar han på att leverera hög kvalitet och bygga förtroende hos varje kund.

”Som företagare vill man ge det där lilla extra. Man försöker hjälpa kunderna mer och vara mer tillgänglig. Allt du gör är för din egen skull. Jobbar du hårt går det bra, gör du det inte så går det inte,” berättar Al Bufradie.

”Det finns inte så mycket mer man kan göra för att förenkla besiktningarna. Muster tar redan hand om allt det. Allt vi letade efter och hoppades på finns i Muster. Jag har varit väldigt nöjd med det tidigare, som besiktningstekniker, och nu, som ägare av mitt eget företag. Så länge vi har Fordonsprovarna här i Skåne kommer det alltid att vara Muster.”

Mustafa Al Bufradie, Fordonsprovarna Skånes ägare

Den verkliga kostnaden för manuell rapportering

Innan bytet till Muster använde Fordonsprovarna Skåne ett annat system, vilket saktade ner verksamheten. ”Det fanns ingen automation”, förklarar Al Bufradie. ”Man var tvungen att komma ihåg exakta koder, som 7131 för halvljus, eller skriva felbeskrivningen precis som den står i regelverket. Det fanns inget utrymme för misstag.”

Processen var hanterbar när bilen gick igenom utan anmärkningar, men när ett fordon hade flera fel påverkade det verksamheten: ”Ett enda misstag räckte. Om du skrev ‘vänster bak’ istället för ‘höger fram’ och skickade in det, var du tvungen att radera allt och börja om: varje kod, varje fel”, säger Al Bufradie.

Till och med snabba uppgifter som efterkontroller, som egentligen borde ta fem minuter, kunde dra ut till femton minuter. Det påverkade inte bara hur många kunder företaget kunde ta emot per dag, utan skapade också mycket stress.

”Vi har många verkstadskunder vi samarbetar med”, berättar Al Bufradie. ”De kan inte vara borta från sin egen verksamhet för länge. De vill besikta bilen och få ett protokoll, oavsett om den blir godkänd eller underkänd, så att de kan åtgärda felen. Man vill göra sitt jobb så snabbt som möjligt, men med vårt tidigare system var det inte alltid möjligt.”

Ett pålitligt verktyg från början

Al Bufradie, som tidigare arbetat 12 år som besiktningsman, var redan bekant med Muster: ”Jag älskade allt med Muster. Boka-systemet, rapporteringen… det är helt underbart. Jag kontaktade Muster redan innan jag startade företaget. Jag visste att det var det här systemet jag ville arbeta med.”

Vid den tiden var dock Muster ännu inte fullt tillgängligt för andra besiktningsföretag i Sverige.

”Vi förberedde Muster för en bredare användning i andra länder”, kommenterar Pieter ter Berg, Director of Business Development på Pinja. ”Vi arbetade med att göra grunden väldigt flexibel, så att den enkelt kan anpassas till lokala krav, integreras med lokala myndigheter och betalningsleverantörer. Varje företag körs i en separat miljö, vilket innebär att systemet kan anpassas till specifika affärsprocesser och stödja skräddarsydda lösningar.”

Al Bufradie undersökte olika alternativ, bland annat en lösning som användes i Danmark, men i slutändan bestämde han och hans kollega Daniel sig för att välja en plattform de redan litade på. ”Det viktigaste var smidigheten, så att arbetet skulle förenklas. För det är lätt att hamna med för mycket arbete bakom själva resultatet”, förklarar Al Bufradie.

Så snart Muster blev tillgängligt för företag i Sverige tog Fordonsprovarna Skåne åter kontakt med Pinja och skrev under avtalet.

Enkel och snabb start, även för nya användare

Implementeringen av Musters rapporteringssystem började i maj 2024. Inom en månad hade Fordonsprovarna Skåne fått allt på plats och tagit ett stort steg framåt från den tidigare manuella processen med digital felrapportering. Bokningssystemet kom några månader senare, i augusti.

”Totalt tog det kanske fyra månader. Men det var inga egentliga svårigheter,” minns Al Bufradie.

Medan Al Bufradie och hans kollega Daniel hade använt Muster tidigare, var resten av teamet helt nya – men de kom igång utan problem.

”Jag behövde inte lägga mycket tid på att lära dem,” medger Al Bufradie. ”De sa att det var väldigt enkelt. Nu kan de hitta felkoder direkt. Du skriver bara ‘kontrollarm’ eller ‘halvljus’, så kommer allt upp automatiskt.”

Teamet älskar särskilt hur Muster hanterar avgasvärden. ”Det de verkligen gillar är att Muster visar de krav som gäller. Du behöver inte slå upp reglerna för att se vilka krav bilen har. Det finns redan i Musters app,” säger Al Bufradie.

För Al Bufradie och Daniel fanns det också nya saker att lära sig. ”Nu inspekterar jag inte bara bilar. Jag behöver uppdatera tillgängligheten, justera priser och försöka lösa problem med Muster om de skulle dyka upp. Men hittills har det inte varit några problem. Allt finns redan där. Även när du öppnar en ny station är det bara att klippa och klistra. Så det kräver inte mycket tid, och allt fungerar smidigt,” berättar Al Bufradie.

Färre misstag, snabbare arbete, större kapacitet och nöjdare kunder

Sedan Fordonsprovarna Skåne började använda Muster har både teamet och kunderna märkt skillnaden. ”Det är inte bara att Muster är snabbt,” säger Al Bufradie. ”Med automatiseringen gör du inte lika många fel som tidigare. Du behöver inte tänka på vad som krävs från Transportstyrelsen eller i rapporten. Det finns inget du behöver oroa dig för i efterhand.”

Förbättringarna är tydliga: besiktningar och rapportering tar nu ungefär halva tiden jämfört med det gamla systemet. Och enligt Al Bufradie är det 90 till 95 % färre misstag.

”Kunderna har märkt det också: de säger att allt går snabbare och smidigare nu. De har varit nöjda med det,” berättar Al Bufradie.

Dessa förändringar har öppnat nya möjligheter för tillväxt. Innan Muster kunde teamet bara hantera 16 fordon per dag – allt över det blev för mycket. ”Vi har ökat kapaciteten. Vi kan hjälpa fler kunder och vi har också mer tid för dem – att förklara vad som är fel om något är problem med deras fordon.”

”Jag hjälpte en station i Kungälv att byta till Muster också. Och jag skulle säga samma sak till vilket företag som helst som funderar på det, som jag sa till dem: tveka inte. För oss som äger våra egna besiktningsstationer är det viktigaste att inte göra misstag, att inte rapportera felaktigt. Det är det som spelar roll: kvalitet. Muster gör allt enklare. Du gör färre misstag, du jobbar snabbare och du får mer tid för dina kunder. Du får bra recensioner och positiv feedback. Så tveka inte – kör på med ögonen stängda.”

Mustafa Al Bufradie, Fordonsprovarna Skånes ägare

Engagerad support som bryr sig

För ett litet företag utan egen IT-avdelning var det också viktigt att ha snabb och lyhörd support.

”De reagerar snabbt, oftast inom 10 eller 15 minuter”, säger Al Bufradie. ”Även när Pieter är på semester svarar han. De försöker alltid hjälpa till och faktiskt lyssna. Och även efter att ett problem är löst hör de av sig nästa dag bara för att kolla att allt fortfarande fungerar.”

Den nivån av support märktes tydligt när Fordonsprovarna Skåne öppnade sin nya station. Från Musters sida gick uppstarten snabbt. Allt var klart på bara en dag.

”Vi fick vänta på Transportstyrelsen, men från Muster gick det blixtsnabbt.”

Den här typen av service bygger på djup branschkunskap. ”Vi har arbetat med fordonsbesiktningsföretag i över 10 år. Så jag tror att vi förstår hur deras verksamhet fungerar och vad som är viktigt och brådskande för dem”, förklarar Pieter ter Berg. ”Och vi har även specialister som har erfarenhet från branschen: vår kundupplevelsechef, Tiina Lahti, har arbetat med fordonsbesiktning i nästan 20 år.”

Ter Berg menar att verklig support handlar om mer än snabba lösningar – det handlar om att bygga långsiktiga partnerskap. Därför behandlar teamet varje kund som unik. ”Vi ser varje företag som ett eget företag. Vi förstår att det inte alltid är likadant. Vi tillåter förändringar, vi lyssnar och vi försöker anpassa systemet efter deras verksamhet och processer. Det gör redan att vi skiljer oss från andra programvaror”, säger Pieter ter Berg.

Fokus på kvalitet och effektivitet med förenklade besiktningar

Fordonsprovarna Skåne jagar inte snabb expansion. Just nu ligger fokus på att säkerställa kvalitet och effektivitet på de befintliga stationerna. ”Vi vill behålla god service och göra ett bra jobb med kunderna, med Swedac och med Transportstyrelsen”, berättar Al Bufradie.

Med Muster som redan täcker boknings- och rapporteringsprocessen ser Al Bufradie inte mycket mer som kan förbättras digitalt:

”Det finns inte så mycket mer man kan göra för att förenkla besiktningarna. Muster tar redan hand om allt det. Allt vi letade efter och hoppades på finns i Muster. Jag har varit väldigt nöjd med det tidigare, som besiktningstekniker, och nu, som ägare av mitt eget företag. Så länge vi har Fordonsprovarna här i Skåne kommer det alltid att vara Muster.”

Featured services

Muster by Pinja

Vi tar fram lösningar och tjänster för digitalisering av verksamhetsprocesser hos serviceföretag. Vi är pionjärer på området bilbesiktning, marknadsledande inom digitalisering av verksamhetsprocesser och på gång att gå över till molnbaserad resursplanering.