Matka kohti tehokkuutta yksinkertaistettujen katsastusten avulla
Pienen katsastusyrityksen pyörittäminen tarkoittaa, että täytyy hoitaa kaikki roolit: katsastajan, hallinnon ja asiakaspalvelun. Kyse ei ole vain ajoneuvojen katsastamisesta – sinun on huolehdittava myös kaikesta muusta. Siksi on tärkeää, että käytössä on hyvä järjestelmä: sellainen, joka tekee työstä yksinkertaisempaa, mahdollistaa laadukkaan palvelun ja antaa sinulle aikaa keskittyä muihin asioihin.
Fordonsprovarna Skånen perustajalle, Mustafa Al Bufradielle, manuaalisen raportoinnin aiheuttama stressi, virheet ja viivästykset olivat suurimpia haasteita, kunnes hän alkoi käyttää Musteria. Nyt prosessit ovat kaksi kertaa nopeampia, virheet ovat vähentyneet 90–95 %, ja lisääntyneen kapasiteetin ansiosta yrityksellä on tilaa kasvaa.
Fordonsprovarna Skåne lyhyesti
Fordonsprovarna Skåne on kasvava katsastusyritys Etelä-Ruotsissa, joka on erikoistunut enintään 3,5 tonnin ajoneuvoihin. Yrityksellä on tällä hetkellä kaksi asemaa ja kolmannen avaaminen Landskronaan on valmisteilla.
Yritys perustettiin hieman yli vuosi sitten ja sitä pyöritetään ystävien ja perheen voimin. Omistaja Mustafa Al Bufradie, entinen katsastaja, oli pitkään haaveillut oman yrityksen perustamisesta. Nyt kun unelma on toteutunut, hän keskittyy laadukkaan palvelun tarjoamiseen ja luottamuksen rakentamiseen jokaisen asiakkaan kanssa.
”Yrittäjänä haluaa antaa aina vähän enemmän. Yritän auttaa asiakkaita enemmän ja olla paremmin tavoitettavissa. Kaiken mitä teet, teet loppujen lopuksi itsesi vuoksi. Jos teet kovasti töitä, menee hyvin; jos et, niin ei mene,” kertoo Al Bufradie.
”Ei ole paljoa, mitä voisi enää tehdä katsastusten yksinkertaistamiseksi. Muster huolehtii siitä jo. Kaikki, mitä etsimme ja toivoimme, on Musterissa. Olen ollut siihen erittäin tyytyväinen aiemmin katsastajana ja nyt oman yritykseni omistajana. Niin kauan kuin meillä on Fordonsprovarna täällä Skånessa, järjestelmämme tulee aina olemaan Muster.”
Manuaalisen raportoinnin todelliset kustannukset
Ennen siirtymistä Musteriin Fordonsprovarna Skåne käytti toista järjestelmää, joka hidasti yrityksen toimintaa. ”Automatisointia ei ollut lainkaan,” selittää Al Bufradie. ”Piti muistaa tarkat koodit, kuten 7131 lähivaloille tai kirjoittaa vikakuvaus täsmälleen niin kuin se esiintyy määräyksissä. Virheille ei ollut sijaa.”
Prosessi oli hallittavissa silloin, kun auto meni läpi ilman ongelmia, mutta jos ajoneuvossa oli useita vikoja, se vaikutti liiketoimintaan: ”Yksi virhe riitti. Jos kirjoitit ‘takavasen’ etkä ‘etuoikea’ ja lähetit sen, piti poistaa kaikki ja aloittaa alusta: jokainen koodi, jokainen vika,” kertoo Al Bufradie.
Jopa nopeat tehtävät, kuten jälkitarkastukset, joiden pitäisi viedä viisi minuuttia, saattoivat venyä 15 minuuttiin. Se ei ainoastaan vaikuttanut siihen, kuinka monta asiakasta yritys pystyi palvelemaan päivittäin, vaan aiheutti myös paljon stressiä.
”Meillä on paljon asiakkaita, jotka tulevat korjaamoista,” kommentoi Al Bufradie. ”He eivät voi olla liian pitkään poissa omasta työstään. He haluavat katsastuttaa auton ja saada raportin – olipa se hyväksytty tai hylätty – jotta he voivat palata ja korjata viat. Työn haluaa tehdä mahdollisimman nopeasti, mutta meidän aiemmalla järjestelmällä se ei aina ollut mahdollista.”
Luotettava työkalu alusta asti
Al Bufradie oli työskennellyt katsastajana 12 vuotta ja tunsi jo entuudestaan Musterin: ”Rakastin kaikkea Musterissa. Varausjärjestelmää, raportointia… Se on aivan loistava. Otin yhteyttä Musteriin jo ennen kuin edes perustin yrityksen. Tiesin, että tämä oli se järjestelmä, jonka kanssa halusin työskennellä.”
Tuohon aikaan Muster ei kuitenkaan ollut vielä täysin saatavilla muille katsastusyrityksille Ruotsissa.
”Valmistelimme Musteria laajempaan käyttöön muissa maissa,” kertoo Pinjan liiketoiminnan kehitysjohtaja Pieter ter Berg. ”Rakensimme hyvin joustavan perustan, jota voidaan helposti mukauttaa paikallisiin vaatimuksiin sekä integroida paikallisiin viranomaisiin ja maksupalveluntarjoajiin. Jokainen yritys toimii omassa ympäristössään, mikä tarkoittaa, että järjestelmä voidaan sovittaa kunkin liiketoimintaprosesseihin ja tukea räätälöityjä ratkaisuja.”
Al Bufradie tutki eri vaihtoehtoja, mukaan lukien järjestelmän, jota käytettiin Tanskassa, mutta lopulta hän ja hänen kollegansa Daniel päättivät valita ohjelmiston, johon he jo luottivat. ”Tärkeintä oli sujuvuus, jotta työ yksinkertaistuisi. On helppo päätyä tekemään liikaa työtä itse lopputuloksen ympärillä,” selittää Al Bufradie.
Heti kun Muster tuli saataville Ruotsin yrityksille, Fordonsprovarna Skåne otti uudelleen yhteyttä Pinjaan ja allekirjoitti sopimuksen.
Yksinkertainen ja nopea aloitus myös uusille käyttäjille
Musterin raportointijärjestelmän käyttöönotto alkoi toukokuussa 2024. Kuukauden sisällä Fordonsprovarna Skåne sai kaiken valmiiksi ja otti merkittävän askeleen eteenpäin manuaalisesta käsittelystä digitaaliseen vikojen raportointiin. Varausjärjestelmä tuli käyttöön muutamaa kuukautta myöhemmin, elokuussa. ”Kaiken kaikkiaan siihen kului ehkä neljä kuukautta. Mutta todellisia vaikeuksia ei ollut,” muistelee Al Bufradie.
Vaikka Al Bufradie ja hänen kollegansa Daniel olivat käyttäneet Musteria aiemmin, muulla tiimillä ei ollut ennestään kokemusta – silti he omaksuivat sen vaivattomasti.
”Minun ei tarvinnut käyttää paljon aikaa heidän opastamiseen,” myöntää Al Bufradie. ”He sanoivat, että se oli todella helppoa. Nyt he löytävät vikakoodit heti. Riittää, että kirjoitat ‘tukivarsi’ tai ‘lähivalo’, ja kaikki tulee automaattisesti näkyviin.”
Tiimi arvostaa erityisesti sitä, miten Muster käsittelee päästöjä. ”Se, mistä he todella pitävät, on se, että Muster näyttää vaaditut raja-arvot pakokaasuarvoille. Sinun ei tarvitse etsiä määräyksistä, mitä vaatimuksia autolle on. Se on jo valmiiksi Musterin sovelluksessa,” sanoo Al Bufradie.
Myös Al Bufradielle ja Danielille oli uusia asioita opittavana. ”Nyt en vain katsasta autoja. Minun täytyy päivittää ajanvaraus, säätää hintoja ja yrittää ratkaista mahdollisia ongelmia Musterin kanssa. Mutta toistaiseksi ongelmia ei ole ollut. Kaikki on jo valmiina. Jopa uuden aseman avaaminen on pelkkää copy-pastea. Se ei vie paljon aikaa ja kaikki toimii sulavasti,” kertoo Al Bufradie.
Vähemmän virheitä, nopeampi työ, suurempi kapasiteetti ja tyytyväiset asiakkaat
Musteriin siirtymisen jälkeen sekä tiimi että asiakkaat ovat huomanneet eron. ”Kyse ei ole vain siitä, että Muster on nopea,” toteaa Al Bufradie. ”Automatisoinnin ansiosta ei tule enää yhtä paljon virheitä kuin ennen. Ei tarvitse miettiä, mitä Transportstyrelsen edellyttää tai mitä raportissa pitää olla. Ei ole mitään, mistä tarvitsisi huolehtia jälkikäteen.”
Parannukset ovat merkittäviä: katsastukset ja raportointi vievät nyt noin puolet vähemmän aikaa verrattuna vanhaan järjestelmään. Ja Al Bufradien mukaan virheet ovat vähentyneet 90–95 %.
”Asiakkaat ovat huomanneet sen myös: he ovat sanoneet, että kaikki sujuu nyt nopeammin ja joustavammin. He ovat olleet siihen tyytyväisiä,” kertoo Al Bufradie.
Nämä muutokset ovat avanneet uusia kasvumahdollisuuksia. Ennen Musteria tiimi pystyi käsittelemään vain 16 ajoneuvoa päivässä; enemmän oli liikaa.
”Olemme lisänneet kapasiteettia. Pystymme palvelemaan useampia asiakkaita ja meillä on myös enemmän aikaa heille, jotta voimme selittää, mikä ongelma autossa on, jos siinä on jotain vikaa.”
”Autoin yhtä asemaa Kungälvissä siirtymään myös Musteriin. Ja sanoisin jokaiselle yritykselle, joka harkitsee sitä, samaa kuin sanoin heille: älkää epäröikö. Meille, jotka omistamme omat katsastusasemat, tärkeintä on olla tekemättä virheitä, olla raportoimatta asioita väärin. Laatu on se mikä merkitsee. Muster tekee kaikesta helpompaa. Teet vähemmän virheitä, työskentelet nopeammin ja sinulla on enemmän aikaa asiakkaillesi. Saat hyviä arvosteluja ja positiivista palautetta. Joten älä epäröi. Lähde mukaan, vaikket tuntisikaan ohjelmaa ennestään.”
Omistautunutta tukea, joka välittää
Pienelle yritykselle ilman omaa IT-tiimiä oli tärkeää saada nopeaa ja reagoivaa tukea.
”He reagoivat nopeasti, yleensä 10–15 minuutissa,” kertoo Al Bufradie. ”Jopa silloin, kun Pieter on lomalla, hän vastaa. He yrittävät aina auttaa ja kuuntelevat oikeasti. Ja vielä senkin jälkeen, kun ongelma on ratkaistu, he ottavat yhteyttä seuraavana päivänä varmistaakseen, että kaikki toimii edelleen.”
Tämä tukitaso korostui, kun Fordonsprovarna Skåne avasi uuden asemansa. Musterin puolelta käyttöönotto oli nopea – kaikki oli valmiina yhdessä päivässä.
”Meidän piti odottaa Ruotsin liikenneviranomaista, mutta Musterin puolelta se sujui salamannopeasti.”
Tällainen palvelu kumpuaa syvästä toimialaosaamisesta. ”Olemme tehneet töitä katsastusyritysten kanssa yli 10 vuotta. Uskon, että ymmärrämme, miten heidän liiketoimintansa toimii ja mikä on heille tärkeää ja kiireellistä,” selittää Pieter ter Berg. ”Meillä on myös asiantuntijoita, joilla on kokemusta alalta: asiakaskokemuspäällikkömme Tiina Lahti on työskennellyt katsastusalalla lähes 20 vuotta.”
Ter Bergin mielestä todellinen tuki on muutakin kuin nopeita ratkaisuja – se keskittyy pitkäaikaisten kumppanuuksien rakentamiseen. Siksi tiimi kohtelee jokaista asiakasta yksilöllisesti. ”Lähestymme jokaista yritystä erillisenä. Ymmärrämme, ettei se ole aina samaa. Mahdollistamme muutokset, kuuntelemme ja yritämme sovittaa järjestelmän heidän yrityksensä ja prosessiensa mukaiseksi. Jo se erottaa meidät, jos vertaat Mustertia muihin ohjelmistoihin,” toteaa Pieter ter Berg.
Keskittyminen laatuun ja tehokkuuteen yksinkertaistetuilla tarkastuksilla
Fordonsprovarna Skåne ei tavoittele nopeaa laajentumista. Toistaiseksi keskitytään laadun ja tehokkuuden varmistamiseen nykyisillä asemilla. ”Haluamme ylläpitää hyvää palvelua ja tehdä erinomaista työtä asiakkaiden, Swedacin ja Transportstyrelsenin kanssa,” kertoo Al Bufradie.
Koska Muster kattaa jo varaus- ja raportointiprosessit, Al Bufradie ei näe paljon muuta parannettavaa digitaalipuolella:
”Ei ole paljoa, mitä voisi enää tehdä katsastusten yksinkertaistamiseksi. Muster huolehtii siitä jo. Kaikki, mitä etsimme ja toivoimme, on Musterissa. Olen ollut siihen erittäin tyytyväinen aiemmin katsastajana ja nyt oman yritykseni omistajana. Niin kauan kuin meillä on Fordonsprovarna täällä Skånessa, järjestelmämme tulee aina olemaan Muster.”
Featured services
Muster by Pinja
Tuotamme palveluyrityksille liiketoimintaprosessien digitalisointiin liittyviä ratkaisuja ja palveluita. Olemme edelläkävijöitä autojen katsastuksissa, markkinajohtaja liiketoimintaprosessien digitalisoinnissa ja siirtymässä pilvipohjaiseen yritysprosessien suunnitteluun (ERP).
Asiakkaidemme kokemuksia
A-Katsastus
Katsastustoimialalla on Suomessa paljon toimijoita ja Pinjan Muster-katsastusjärjestelmä on käytössä niistä valtaosassa.
Carspect
Yrityksen liiketoiminnan ytimessä on asiakaslähtöisyys, ja tämän arvon toteutumista tukee myös katsastusalan erikoistunut toiminnanohjausjärjestelmä Muster by Pinja.
Tekoälyä hyödyntävä hinnoitteluratkaisu Carspectille
Pinjan tekoälypohjainen dynaaminen hinnoitteluratkaisu optimoi hinnat reaaliajassa lisäten liikevaihtoa ja varauksia yli 120 katsastusasemalle Ruotsissa.