Räätälöityjen kuormalavojen valmistaja Deligna nopeutti tilausten käsittelyä 10–15 minuutista 30–60 sekuntiin

Puolet operatiivisesta tiedosta oli toimitusjohtajan varassa

Deligna valmistaa tuotteensa asiakastilausten mukaan ja pystyy toimittamaan tärkeimmille asiakkailleen räätälöidyt kuormalavatilaukset jopa yhden työpäivän kuluessa.

Nopean toiminnan taustalla on toimitusjohtaja Martynas Pielikysin vuosien aikana kehittämä tapa hallita tilauksia, logistiikkaa ja kuormalavojen laskentaa.

Ennen yhteistyötä Pinjan kanssa kokonaisuus perustui pitkälti Excel-taulukoihin ja Martynasin omaan muistiin. Hän arvioi, että ”noin 50 % tehtaamme tiedoista oli Excelissä ja 50 % muistissani.”

Inhimillisen virheen ja unohdettujen tilausten riski

Kun niin suuri määrä tietoa oli yhden henkilön muistin varassa ja Excelissä, oli aina olemassa riski, että joku unohtaisi käsitellä tilauksen tai jokin kriittinen tieto jäisi huomaamatta. Kun yritys käsittelee 80–100 kuormallista kuukaudessa, tällainen toimintamalli muodostaa merkittävän riskin. 

Oikeat kumppanit löysivät toisensa

Deligna tutustui Pinjaan alun perin liettualaisen teknologiayhtiö Siglin Alex Wysockin kautta. Sigli on Pinjan kumppani, joka on erikoistunut digitaaliseen transformaatioon.

Alexin työ saattaa yhteen teknologian ja raskaan teollisuuden, erityisesti maailmanlaajuiset puu- ja puunjalostusalat. Hän konsultoi yrityksiä kehittämään prosessejaan sekä siirtymään hajanaisista, itse rakennetuista työkaluista skaalautuviin ja automatisoituihin järjestelmiin.

Myöhemmin Alex kutsui Martynasin puuteollisuuden konferenssiin, jossa tämä tapasi Pinjan toimitusjohtajan. Kohtaamisesta käynnistyi yhteistyö, jonka tavoitteena oli löytää ratkaisu Delignan erityisiin tarpeisiin.

Vierailu Pinjan asiakkaalla vahvisti päätöstä

Ennen sopimuksen allekirjoittamista Pinja kutsui Martynasin tiimeineen Suomeen tutustumaan järjestelmään sen käyttöympäristössä. Vierailun kohteena oli yksi maailman suuriimpiin kuuluva puutalotuotantoyritys.

Kun Delignan tiimi näki ratkaisun toiminnassa samankaltaisessa teollisessa ympäristössä, päätös yhteistyön aloittamisesta oli helppo tehdä.

Ymmärrystä Delignan liiketoimintaan

Ennen kehitystyön aloittamista Pinjan asiantuntijat viettivät lähes kokonaisen päivän Delignan tehtaalla. Päivän aikana käytiin yksityiskohtaisesti läpi yrityksen prosessit ja toimintatavat.

Valmiin yleisratkaisun tarjoamisen sijaan järjestelmä suunniteltiin Delignan omien työnkulkujen ja tuotantologiikan ympärille.

Kuten Alex Sigliltä kuvailee: ”Pinjan etuna on syvällinen toimialatuntemus yhdistettynä käytännön kokemukseen liiketoimintajärjestelmistä ja teollisesta integraatiosta. Tiimimme kartoittaa Pinjalle asiakkaan olemassa olevat järjestelmät – miten ERP-, MES- ja BMS-järjestelmät integroidaan skannereiden, kuivausuunien, suunnittelulinjojen, vaakojen, pyöräkuormaajien ja eri valmistajien koneiden kanssa yhtenäiseksi toiminnalliseksi ekosysteemiksi.”

10–15 minuutista 30–60 sekuntiin

Ajansäästö oli ilmeistä jo ensimmäisestä päivästä lähtien.

”Aiemmin yhden tilauksen paperityöt veivät 10–15 minuuttia. Pinjan ERP-järjestelmän avulla se vie 30–60 sekuntia” , Martynas kertoo.

Laskelmien, kuljetusasiakirjojen ja laskutuksen automatisoinnin ansiosta tilausten rutiinikäsittely vie nyt vain murto-osan aiemmasta ajasta. Martynasin arvion mukaan työaikaa säästyy viikoittain 5–10 tuntia.

Kuten liiketoimintajohtaja Ari Harjula toteaa: ”Se, että he saavuttivat näin suuren parannuksen toiminnan tehokkuudessa jo käyttöönoton ensimmäisinä päivinä, on paras mahdollinen osoitus alustamme arvosta ja siitä, että emme myy vain ohjelmistolisenssejä vaan toteutamme strategista muutosta.”

Tehtaan toiminta ei ole enää yhden henkilön varassa

Tilaus- ja tuotantotiedot, jotka aiemmin olivat vain Martynasin tiedossa, ovat nyt hänen tiiminsä saatavilla suoraan järjestelmästä. Kaksi muuta työntekijää on jo koulutettu käyttämään järjestelmää, joten kriittinen operatiivinen osaaminen ei ole enää yhden henkilön varassa.

Tiimi, joka ratkaisee haasteet yhdessä

Yhteistyötä on alusta asti vienyt eteenpäin yhteinen näkemys siitä, mitä ollaan rakentamassa.

Kuten Ari Harjula toteaa: ”Delignan vahva sitoutuminen ja päättäväisyys yhteisen vision ja aidon strategisen kumppanuuden suhteen tekivät tästä projektista poikkeuksellisen ensimmäisestä päivästä lähtien.”

Koko toteutuksen ajan Martynas teki tiivistä yhteistyötä Pinjan ERP-asiantuntijoiden kanssa ja kuvaili yhteistyötä yhdeksi projektin kohokohdista. Erityisen arvokkaaksi hän koki tiimin kyvyn löytää yksinkertaisia ratkaisuja monimutkaisiin haasteisiin.

Hänen mukaansa Arilla ”on koko tiimistä suurin ja paras mielikuvitus”, ja hän keksii jatkuvasti käytännöllisiä ideoita ja yksinkertaisimpia ratkaisuja liiketoiminnan ongelmiin.

Seuraavan vaiheen rakentaminen

Luottamus yhteistyöhön näkyy myös tulevaisuuden suunnitelmissa. Martynas kiteyttää Pinjan lähestymistavan ajatukseen: ”jos asialle on olemassa logiikkaa, voimme tehdä mitä tahansa”. Kun liiketoimintalogiikka pystytään määrittelemään, hän luottaa siihen, että Pinja pystyy toteuttamaan sen.