Producent palet na zamówienie, firma Deligna, skraca czas realizacji zamówień z 10–15 minut do 30–60 sekund

Połowa całej operacji mieściła się w głowie prezesa

Deligna działa na zasadzie realizacji zamówień na zamówienie i jest w stanie zrealizować nawet niestandardowe zamówienia na palety dla kluczowych klientów w ciągu jednego dnia roboczego.

Za tą szybkością stoi pasja prezesa Martynasa Pielikysa do optymalizacji procesów oraz jego własny system operacyjny – wysoce spersonalizowany sposób zarządzania zamówieniami, logistyką i kalkulacjami paletowymi, który ewoluował przez wiele lat.

Przed rozpoczęciem współpracy z Pinją Martynas zarządzał operacjami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel i własnej pamięci. Szacuje, że „około 50% informacji dotyczących naszej fabryki znajdowało się w Excelu, a 50% – w mojej głowie”.

Ryzyko błędu ludzkiego i pominiętych zamówień

Przy tak dużej ilości informacji przechowywanych w głowie jednej osoby i w Excelu zawsze istniało ryzyko, że ktoś zapomni zrealizować zamówienie lub przeoczy coś istotnego. Biorąc pod uwagę, że firma obsługuje od 80 do 100 ciężarówek miesięcznie, stanowiło to poważne ryzyko operacyjne.

Nawiązanie właściwego kontaktu

Firmę Deligna przedstawił Pinji Alex Wysocki, przedstawiciel handlowy litewskiej firmy technologicznej i inżynieryjnej Sigli, partnera Pinji specjalizującego się w transformacji cyfrowej.

Praca Alexa łączy technologię z przemysłem ciężkim, a w szczególności z globalnym sektorem drzewnym i przetwórstwa drewna, polegając na doradzaniu tartakom i producentom w zakresie optymalizacji procesów oraz przejścia od fragmentarycznych, domowej roboty narzędzi w kierunku skalowalnych, zautomatyzowanych systemów.

Później Alex zaprosił Martynasa na konferencję poświęconą branży drzewnej, gdzie osobiście spotkał się z dyrektorem generalnym firmy Pinja, co zapoczątkowało współpracę mającą na celu znalezienie rozwiązania dostosowanego do specyficznej sytuacji firmy Deligna.

Sprawdź przed podjęciem decyzji

Przed podpisaniem umowy firma Pinja zaprosiła Martynasa i jego zespół do Finlandii, aby mogli zobaczyć system działający w jednej z największych na świecie firm produkujących domy drewniane. Obserwacja rozwiązania w podobnym środowisku przemysłowym dała zespołowi pewność, że warto podjąć dalsze działania.

Zrozumienie działalności

Przed rozpoczęciem prac rozwojowych zespół firmy Pinja spędził prawie cały dzień w fabryce Deligna, mapując procesy i zapoznając się z funkcjonowaniem firmy. Zamiast oferować ogólną funkcjonalność systemu ERP, zespół zaprojektował rozwiązanie dostosowane do konkretnych przepływów pracy i logiki produkcji firmy.

Jak opisuje to Alex z firmy Sigli: „Atutem firmy Pinja jest dogłębna znajomość branży w połączeniu z praktycznym doświadczeniem w zakresie systemów biznesowych i integracji przemysłowej”. Nasz zespół tworzy dla firmy Pinja mapę istniejących systemów klienta — określa, w jaki sposób zintegrować systemy ERP, MES i BMS ze skanerami, suszarniami, liniami planowania, wagami, ładowarkami kołowymi oraz maszynami różnych producentów w ramach jednolitego ekosystemu operacyjnego”.

Z 10–15 minut do 30–60 sekund

Oszczędność czasu była widoczna już od pierwszego dnia. „Wcześniej załatwienie wszystkich formalności związanych z jednym zamówieniem na ładunek ciężarówki zajmowało od 10 do 15 minut. Dzięki systemowi ERP firmy Pinja zajmuje to od 30 do 60 sekund” – mówi Martynas.

Dzięki automatyzacji obliczeń, dokumentów transportowych i fakturowania rutynowa obsługa zamówień zajmuje teraz ułamek czasu, co pozwala mu zaoszczędzić około 5–10 godzin tygodniowo.

Jak zauważa dyrektor ds. biznesowych Ari Harjula: „Obserwowanie, jak osiągnęli tak ogromny wzrost wydajności operacyjnej już w pierwszych dniach po uruchomieniu systemu, jest najlepszym potwierdzeniem wartości naszej platformy oraz tego, że nie sprzedajemy licencji, ale zapewniamy strategiczną transformację”.

Fabryka nie jest już uzależniona od jednej osoby

Informacje dotyczące zamówień i produkcji, które kiedyś istniały wyłącznie w głowie Martynasa, są teraz dostępne dla jego zespołu bezpośrednio w systemie. Dwóch współpracowników zostało już przeszkolonych w zakresie korzystania z niego, co oznacza, że firma nie jest już uzależniona od jednej osoby w kwestii kluczowej wiedzy operacyjnej.

Zespół, który wspólnie rozwiązuje problemy

Od samego początku współpraca opierała się na wspólnym kierunku działania. Jak ujął to Ari Harjula: „Od pierwszego dnia ten projekt wyróżniał się dzięki pełnej zgodności i zdecydowaniu firmy Deligna w dążeniu do wspólnej wizji oraz prawdziwemu partnerstwu strategicznemu”.

Przez cały czas wdrażania Martynas ściśle współpracował ze specjalistami ds. ERP z firmy Pinja, opisując tę współpracę jako jedną z najważniejszych zalet projektu. Szczególnie docenił zdolność zespołu do upraszczania złożonych wyzwań.

Jak sam mówi, Ari „ma największą i najlepszą wyobraźnię spośród całej ekipy”, nieustannie proponując praktyczne pomysły i najprostsze rozwiązania problemów biznesowych.

Budowanie kolejnego etapu

To właśnie zaufanie w dużej mierze decyduje o tym, że Martynas jest pewny tego, co przyniesie przyszłość. Podejście firmy Pinja, jak to podsumowuje, opiera się na zasadzie : „jeśli masz logikę, możemy zrobić wszystko” – o ile tylko potrafi jasno przedstawić logikę biznesową, ufa, że firma Pinja zdoła ją wdrożyć.