När man pratar om underhållsdata syftar man oftast på den information som samlas in från det dagliga underhållsarbetet, såsom personalens registreringar i underhållssystemet om b.la maskinfel, reparationer och underhåll. Data ger organisationer värdefull information om verksamhetens effektivitet och prestanda och utgör en stabil grund för beslutsfattande och verksamhetsutveckling.
Underhållsdata kan vara tillförlitlig om systemets användningsgrad är hög och rapporteringen systematisk. Detta kräver att systemet är centralt i verksamheten och används på ett tillfredsställande sätt.