Elega

Pinja toi Elegan IT-ulkoistukseen pitkän linjan osaamista

Elegan IT:n ylläpidosta ja kehityksestä vastaa Pinjan IT-ulkoistuspalvelu. IT:n ylläpito siirrettiin aiemmalta IT-kumppanilta Pinjalle siinä vaiheessa, kun Elega halusi liiketoiminnan kasvun myötä panostaa IT-kokonaisuuden kehittämiseen ja totesi tarvitsevansa IT-kumppanilta syvällisempää osaamista. Elega oli harkinnut myös rekrytointia, mutta koska IT:n johtaminen edellyttää laaja-alaista osaamista, yhteistyö ammattimaisen kumppanin kanssa vaikutti sopivimmalta ratkaisulta.  

IT-ulkoistuksessa aika oli rahaa

Elegan IT-ulkoistuksen aikataulu oli kriittinen. Asiakas toivoi, ettei siirron aikana synny päällekkäisiä kuluja vanhan ja uuden toimittajan välillä. Pinjalle jäi sadan, eri puolella sijaitsevan työaseman haltuunottoon aikaa yksi kuukausi. Elegalla on perinteisen toimistoympäristön lisäksi myös oma tuotantolaitos, jolla on oma, toimistoympäristöstä poikkeava, kriittinen IT-ympäristönsä. Tehokkaiden IT-ulkoistusprosessien ja hyvän asiakasyhteistyön ansiosta käyttöönotto onnistui sovitussa aikataulussa. ”Pääsimme nopeasti keskusteluissa eteenpäin ja konsensus löytyi kivuttomasti. Elega oli hyvin valmis ja vastaanottavainen näin isoon muutokseen”, kertoo Pinjan projektipäällikkö Timo Härö.

Pinjan tiimi kartoitti Elegan koko IT-ympäristön paikan päällä ja etänä sekä otti haltuun IT-ympäristön: tietoliikennelaitteet, työasemat, palvelut ja pilvipalvelut. Viikoittaisissa palavereissa varmistettiin haltuunottoprojektin sujuminen ja loppupalaverissa kuitattiin tavoitteiden saavuttaminen ja projektin onnistuminen aikataulussa. 

Hyvässä IT-ulkoistuksessa roolit ja vastuut ovat selvät

Pinja hallinnoi Elegan kolmen päätoimipisteen IT-toimintoja Suomessa. Tähän sisältyvät laitteiden elinkaaripalvelut, ohjelmistojen, lisenssien ja verkon hallinta sekä tietoturva ja dokumentointi. Lisäksi Pinja hoitaa IT-tietohallintopäällikön roolin Elegalla ja Pinjan IT-tukipalvelu vastaa yrityksen sadan työntekijän loppukäyttäjätuesta sekä lokaalisti että etäyhteyksillä. IT-tietohallintopäällikkö käy Elegan kanssa kuukausittain läpi käynnissä olevat projektit ja ajankohtaiset asiat.              

Elegan näkökulmasta IT-kokonaisuuden hallinta on nyt selkeää ja tavoitteellista. ”Pinja on hoitanut IT-ulkoistuksen hyvin ja ammattimaisesti. Isoin hyöty on se, ettei Elegan tarvitse kantaa huolta IT:stä. Pinjalla on paljon osaamista ja näkemystä siitä, mihin suuntaan IT:tä voi kehittää”, kiittelee Elegan toimitusjohtaja Pauli Niinikoski. Myös Pinjan Timo Härö on tyytyväinen yhteistyöhön: ”Pinja on hyvin sitoutunut siihen, että asioita kehitetään eteenpäin.”

Pinja toi Elegan IT-ulkoistukseen pitkään kokemukseen ja alan parhaisiin käytäntöihin perustuvan mallinsa

Pinjalla on pitkä kokemus IT-ulkoistuksista ja huippuunsa hiotut, IT-alan johtavaan prosessimalliin, ITILiin, pohjautuvat käytännöt ja mallit. Jotta päästään nopeasti ja tehokkaasti IT-palvelun pyörittämiseen, Pinja aloittaa IT-ulkoistuksen aina hallitulla käyttöönottoprojektilla, jossa otetaan IT-ympäristö haltuun ja korjataan ympäristön toimimattomat ja tietoturvattomat osa-alueet tarpeen mukaan.

Elegan käyttöönottoprojektin yhteydessä laadittiin prosessit muun muassa uusien käyttäjien sisäänotolle ja käyttäjien poistumiselle sekä uusien koneiden asennuksille ja koneiden palautumiselle. Pinja hyödynsi Elegan projektissa IT-ympäristöjen haltuunottoa varten luotuja valmiita pohjia ja runkoja, joita kehitetään jatkuvasti asiakasprojekteista saatavien oppien pohjalta.

Timo Härö painottaa dokumentoinnin merkitystä: ”Valitettavan monella yrityksellä IT-ympäristön dokumentointi on puutteellista. Kattava dokumentaatio antaa tarkan ja ajantasaisen kuvan yrityksen IT-ympäristöstä ja varmistaa, että jokaisella asiakkaan kanssa työskentelevällä on pääsy kaikkeen oleelliseen tietoon”. Dokumentaatioon kuuluu myös ongelmaloki, johon kerätään kaikki havaitut huomiot ja havainnot, jotta ne voidaan korjata suunnitellusti.

IT-ulkoistuksen hyödyt Elegalle

1 Resurssien optimointi – Elega voi keskittyä yrityksen liiketoiminnan kannalta oleellisiin toimintoihin.

2 Laadukas ja turvallinen toteutus – Laadukas dokumentaatio varmistaa nopeat ja oikeat ratkaisut ongelmatilanteissa. Alan parhaisiin käytäntöihin perustuvat prosessit varmistavat, että Elegan IT-toimintoja voidaan ohjata oikean tiedon varassa muun muassa tietoturva-asioissa. 

Puolueettomana toimijana Pinja pystyi auttamaan Elegaa näkemään käytössä olevan toteutuksen haasteet ja riskit sekä tuomaan pohdittavaksi kustannustehokkaat vaihtoehdot, joista Elega sai valita liiketoimintansa kannalta parhaat ratkaisut.