Darekon

Excel-raportoinnista Power BI -raportointiin

Darekonin raportointi perustui aiemmin Excel-pohjaisiin raportteihin, joita tuotettiin tarvittaessa tuotannonohjausjärjestelmän sisältämästä datasta. Uuden ERP:n käyttöönoton yhteydessä tavoitteena oli saada olennaiset KPI-mittarit suoraan toiminnanohjausjärjestelmästä, mutta nämä osoittautuivat riittämättömiksi. Yrityksen liikevaihdon ja koon kasvaessa muun muassa yritysostojen myötä, ja toiminnan laajentuessa, tapa tuottaa KPI -raportteja ei ollut enää riittävän ketterä eikä vastannut tehtaiden tarpeisiin saada ajantasaista tietoa toiminnastaan tai laatumittareiden kehittymisestä.

Pinja valittiin syyskuussa 2023 uuden tietovarasto- ja raportointiratkaisun toimittajaksi. Uudistuksen pohjana oli Darekonin vaatimusmäärittely, jossa identifioitiin tarvittavat raportit, niiden sisältämä data ja raportointijärjestelmän toivottu toiminnallisuus. Ensin luotiin Azuren pilvipalveluun tietovarasto, johon kerättiin toiminnanohjausjärjestelmän sisältämää tietoa. Tietovarasto otettiin käyttöön ensin Suomessa. Ennen joulua käyttöönotettiin Power BI -raportit mm. myynnin toteumasta ja ennusteesta, tehdaskannattavuudesta, toimitusvarmuudesta sekä tuotannon tehokkuudesta. Puola ja Ruotsi liittyvät järjestelmään vuoden 2024 alussa.

Yhteinen raportointijärjestelmä tuo KPI-mittarit kaikkien saataville

Uuden raportointijärjestelmän tarjoama automaatio ja KPI-raporttien yhdenmukaisuus palvelevat läpinäkyvällä tavalla kaikkia Darekonin tuotantolaitoksia. ”Raportoinnin tarpeet ovat pääosin samoja, mutta pientä twistiä voi maa- tai tehdaskohtaisesti tulla. Tärkeää on kuitenkin, miten raportit tuovat toimintaan läpinäkyvyyttä kaikille: Gdanskin tehdas voi katsoa jatkossa Klaukkalan tietoja ja tiedot ovat vertailukelpoisia. Kaikilla ovat käytössä samat KPI-raportit ja -mittarit”, Darekonin Business Controller Tommi Tirkkonen kertoo. Raportoinnin läpinäkyvyys edistää myös Darekonin arvojen toteutumista: Raporteilla seurataan asiakastyytyväisyyttä, liiketoiminnan kannattavuutta, tuotannon tehokkuutta ja tulevaisuudessa myös henkilöstön tyytyväisyyttä.

Käytännön raportointitarpeet voivat nousta esiin organisaation eri osista. Tirkkonen kertoo esimerkkinä, miten projektin aluksi tarpeista keskusteltiin tehtaiden työnjohdon kanssa. Erään tehtaan työnjohto toivoi raporttia, joka auttaisi näkemään päivätasolla, paljonko viikon alussa on töitä tehtävänä, ja paljonko edeltävältä viikolta on jäänyt tekemätöntä työtä eli laahaumaa. Tarve nostettiin sisäisesti keskusteluun elokuussa ja raportti valmistui Pinjan toimesta joulukuussa. Tirkkosen mukaan raportointi on auttanut välittömästi muun muassa ennustamaan myyntiä ja hallitsemaan asiakkaiden dataa paremmin. ”Valmiiden raporttien käyttö on kasvattanut nälkää: Raportointia syntyy pala kerrallaan ja uusia raportteja otetaan sitä mukaa käyttöön, kun ne valmistuvat”, Tirkkonen kertoo.