HUS – Toiminnanohjausraportointi tarjoaa reaaliaikaisen tilannekuvan päivittäisjohtamisen tueksi

Tilannekuva tukee päätöksentekoa, helpottaa resursointia ja lisää turvallisuutta

Tilannekuvan seuranta haluttiin HUSilla nykyaikaistaa ennen kaikkea päivittäisjohtamiseen liittyvän päätöksenteon tukemiseksi, henkilöresursoinnin optimoimiseksi ja potilasturvallisuuden lisäämiseksi. Tärkeänä pidettiin myös sitä, että reaaliaikaiset tunnusluvut auttavat lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä, hoitajien työtyytyväisyyttä ja työhön sitoutumista sekä antavat mahdollisuuksia vaikuttaa oman työn muotoiluun.

Seurantaa varten oli tiedettävä, paljonko potilaita osastolla on tiettynä ajanhetkenä, paljonko heitä tulee lisää päivän mittaan ja paljonko kotiutuu. Toinen tärkeä tieto oli henkilöstöresurssi, eli paljonko on henkilöstön suunniteltu määrä ja toisaalta määrän toteutuma – jälkimmäistä varten oli huomioitava myös akuutit poissaolot.

Nykyaikainen tilannekuvaratkaisu oli HUSille strategisen tason tavoite

HUS ja Pinja käynnistivät keväällä 2022 yhteisen kehitysprojektin liittyen tilannekuvaratkaisun tarkempaan muotoiluun, määrittelyyn ja toteutukseen. Toteutusvaiheeseen edettiin syksyllä 2022. Raportointikokonaisuuden tietovastaavana toimi HUSin puolelta erikoissuunnittelija Tommi Juntunen.

– Tarvitsimme sotekentän muuttuvaan erikoissairaanhoitoon automatisoidun tilannekuvan, jolla pystymme seuraamaan reaaliaikaisesti ja luotettavasti potilas-flowta. Tämä oli meillä kirjattuna myös vuoden 2023 yhdeksi strategiseksi tavoitteeksi, Tommi kertoo.

Potilas- ja resurssitilannetietoja kerättiin HUSissa aiemmin manuaalisesti useista eri tietolähteistä isoon Excel-tiedostoon. Potilasmäärät poimittiin käsin Apotti-potilastietojärjestelmästä, henkilöstöresurssit työvuorosuunnittelujärjestelmästä ja henkilöstön akuutit poissaolot monista eri viestikanavista.

– Excel ei ollut enää 2020-luvun ratkaisu, halusimme siirtyä myös tältä osin nykyaikaan. Moniin muihin tarkoituksiin käytimme jo esimerkiksi Microsoftin Power BI -raportteja, Tommi toteaa.

Tilannekuvan päivitysväli lyheni 12 tunnista 15 minuuttiin

Keskeinen haaste tilannekuvan rakentamisessa oli aika. Tiedot päivittäisjohtamisen tueksi haluttiin kerätä eri lähteistä luotettavasti ja tietoturvallisesti mutta samalla mahdollisimman nopeasti. Tavoitteena oli nimenomaan saada aikaan ajantasainen tilannekuva, jonka pohjalta päätöksiä voitaisiin tehdä luotettavasti.

– Tietojen päivitys toteutettiin käytännössä niin reaaliaikaisena kuin se on näin moniulotteisessa ympäristössä mahdollista. Aiemmin käytössä ollutta Excel-taulukkoa päivitettiin kahdesti päivässä, ja nyt tavoitteeksi asetettiin raporttien päivittyminen 15 minuutin välein. Tämä tavoite myös saavutettiin, kertoo Pinjan projektipäällikkö Jaakko Niskanen.

Tietojen vienti kaikkien tarvittavien vaiheiden läpi isossa ympäristössä on haastavaa perinteisin raportointikeinoin, kun tavoitteena on mahdollisimman reaaliaikainen raportointi. 

– Reaaliaikaisuuden ja luotettavuuden vuoksi päädyimme eriyttämään toiminnanohjausratkaisun omaan erilliseen ympäristöönsä, joka palvelee myös muita tilannekuvatuotteita, Niskanen sanoo.

PowerApps tarjosi kätevän ratkaisun

Kehitysprojektissa tietojen poimiminen Apotista, tietoaltaalta ja tietovarastosta automatisoitiin, ja lisäksi kehitettiin akuuttien poissaolojen hallintaan uusi ratkaisu, josta tiedot saadaan kootusti yhteiseen toiminnanohjauksen raporttinäkymään. Teknologiaratkaisuna mm. akuuttien poissaolojen ja vuodepaikkojen hallinnassa käytettiin Microsoftin Power Apps -alustaa, jonka hyödyntäminen on sittemmin laajentunut HUSilla muihinkin tarkoituksiin.

Teknologiavalinnoissa konsultoineen Jaakko Niskasen mielestä Power Apps on osoittautunut varsin käteväksi ratkaisuksi tilanteisiin, joissa on tarve tietojen syöttämiseen ja tallentamiseen raportointiin sopivassa muodossa.

– HUSin tapauksessa saimme kevennettyä Power Apps -ratkaisulla työnkulkuja ja kerättyä tilannekuvassa tarvittavia tietoja, joita ei lähdejärjestelmissä ole suoraan saatavilla. Kynnys Power Apps -työkalun käyttöönottoon on matala ja sen päälle on kustannustehokasta rakentaa ratkaisuja etenkin silloin, kun asiakkaalla on valmiina Microsoftin lisenssit, Jaakko kertoo.

Tilannekuvaratkaisu tehtiin skaalautuvaksi

Tilannekuvaratkaisu rakennettiin heti alkujaan skaalautuvaksi, sillä tavoitteena oli laajentaa sen käyttöä kattavasti HUSin eri yksiköihin. Pilotointi aloitettiin HUS Vatsakeskuksen vuodeosastoilta, ja hyvän palautteen siivittämänä ratkaisu on sittemmin otettu laajalti käyttöön myös muissa yksiköissä. Tällä hetkellä sitä käytetään HUSissa jo yli 120 vuodeosastolla.

Uutta ratkaisua käyttää HUSilla nyt noin tuhat työntekijää, ja se kattaa lähes kaikki kliiniset vuodeosastot. Seuraavaksi käytön piiriin laajentuvat poliklinikat ja toimenpideyksiköt. Suunnitelmissa on myös rakentaa tilannekuvaa tukevia, tekoälypohjaisia ennustemalleja.

– Nyt kun meille on ehtinyt kertyä käyttökokemusta koko HUSinkin osalta, on käynyt selväksi, että tarve oli aito ja tilannekuvaratkaisu on tuonut kaivattua tukea päätöksentekoon. Käyttäjien palautteessa on kehuttu palvelun helppokäyttöisyyttä ja sitä, että koko ajan on reaaliaikaista tietoa saatavilla, Tommi toteaa.

Laaja-alainen kumppanuus tekee yhteistyöstä mutkatonta

HUS ja Pinja ovat tehneet ohjelmistoyhteistyötä vuodesta 2020 lähtien. Yhteisiä toteutuksia löytyy jo monelta eri saralta, muun muassa HUSin tietovarastoratkaisusta,  integraatiopalveluista ja leikkaussalitoiminnan raportoinnista.

Päivittäisjohtamisen tilannekuvaratkaisun tapauksessa projektia edistettiin HUSin ja Pinjan asiantuntijoista koostuvalla ydintiimillä, jota laajennettiin työn eri vaiheissa myös lisäosaajilla. Etenkin validointi- ja skaalausvaiheessa kehitystyöhön on osallistettu myös laajempia käyttäjäjoukkoja.

– Tämä on ollut ennen kaikkea hyvä yhteistyöprojekti. Olen itse ollut mukana alkumetreistä lähtien, ja voin todeta, että tämä ei olisi onnistunut ilman hyvää ja saumatonta yhteistyötä – tietovarastokehittäjistä aina raportoinnin asiantuntijoihin saakka. Voin kehua Pinjaa avoimesti, ja monessa kohtaa olen heitä projektin mittaan kiittänytkin. On ollut ilo työskennellä yhdessä Pinjan asiantuntijoiden kanssa, omakin osaaminen on samalla kehittynyt monessa suhteessa, Tommi toteaa.

– Hoitotyön päivittäisjohtamisen projekti on malliesimerkki julkisen toimijan ja yrityskumppanin tuloksekkaasta yhteistyöstä terveydenhuollon päivittäisjohtamisen kehittämiseksi, toteaa HUSin johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi.

Jaakko komppaa.

– Yhteistyö on sujunut kaikkiaan hyvin. HUSin puolelta omistautunut ja osaava projektiryhmä on mahdollistanut sujuvan projektin etenemisen,  ja meillekin on ehtinyt kertyä ajan mittaan mukavasti substanssiosaamista. HUSin kanssa on mukava tehdä yhteistyötä myös siksi, että hommia tehdään ilman turhan jäykkiä käytänteitä. Yksinkertaisesti vaan muotoillaan, määritellään ja toteutetaan tarvittavat asiat yhdessä.