Kuntien Tiera

Tavoitteena PSOP-järjestelmän kokonaisuudistus

Tieran PSOP-järjestelmä on palvelusetelien ja ostopalveluiden hallinnointiin suunniteltu järjestelmä. Yhteistyö Pinjan kanssa alkoi PSOP-järjestelmän ylläpito- ja kehityskumppanuudella. Pinja vastaa PSOP-järjestelmän ohjelmistokehityksestä, pilviympäristön hallinnasta, pääkäyttäjätuesta Tieralle ja Tieran asiakkaille sekä uudempana puolena PSOP:n raporttien kehittämisestä BI-raportointiratkaisujen avulla.

Tieran toiveena oli löytää PSOP-järjestelmän kehitykseen ja ylläpitoon luotettava, asiantunteva sekä läpinäkyvästi toimiva kumppani. Kilpailutuksessa oli tiukat kriteerit ja lopullisen valinnan taustalla painoivat erityisesti pinjalaisten aito kiinnostus yhteistyötä kohtaan sekä se, miten laatu, asiantuntijuus ja hinta kohtasivat Pinjan palvelutarjoomassa. Pinjan kokemus vastaavista järjestelmistä ja laaja moniosaajatiimi vakuuttivat Tieran sekä PSOP-järjestelmän ohjausryhmän.

Yksi yhteistyön keskeisimmistä tavoitteista oli PSOP-järjestelmän kokonaisuudistus – arkkitehtuuri kaipasi uudistusta, raportointi tarvitsi kehittämistä ja tietoturvan osalta kaivattiin vahvaa asiantuntijuutta ohjaamaan kehityksen suuntaa. Pinjan asiantuntijat laativat tieralaisille tiekartan, joka on ohjannut yhteistyötä alusta alkaen. Tieran tuoteomistajan Jani Grönbergin mukaan Tieralla arvostetaan erityisesti pinjalaisten kykyä tarjota uusia näkökulmia ja ratkaisuvaihtoehtoja. Tähän päivään asti kaikki aina järjestelmän siirrosta jatkokehitykseen on sujunut mutkattomasti ja juuri kuten on sovittu.

Ketterä ja läpinäkyvä toimintamalli luo yhteistyölle vakaan pohjan

Grönbergin mukaan yhteistyö Pinjan kanssa on tuonut toimintaan toivottua ketteryyttä ja läpinäkyvyyttä. “Aiempi kehitysmallimme oli melko raskas, etenkin kun asiakkaat haluavat seurata tiettyjä asioita hyvinkin tarkasti. Pinjan ansiosta tuoteomistajan tehtävään on saatu selkeästi vahvempaa luottamusta. Pinjalta on raportoitu meidän suuntaamme tehokkaasti ja läpinäkyvästi, mikä puolestaan on helpottanut raportointia omille sidosryhmillemme”, Grönberg kuvailee.

Myös erilliset kehitysprojektit sujuvat nyt ketterämmin, mikä on kirvoittanut kunnilta positiivista palautetta. “Ennen saattoi mennä jopa vuosi, ennen kuin toivotut ominaisuudet pääsivät kehityksen jonossa toteutukseen. Pinjan kanssa olemme pitäneet yhteisiä työpajoja ja demotilaisuuksia, jossa asiakkaat pääsevät kertomaan toiveistaan ja tarpeistaan kootusti. Työpajojen pohjalta päätökset kehitettävistä ominaisuuksista saadaan tehtyä tehokkaammin”, Grönberg kertoo.

Palvelun käyttäjien näkökulmasta myös Pinjan tukipalvelu on osoittautunut erittäin toimivaksi. Grönbergin mukaan kiitosta on tullut erityisesti nopeasta vasteajasta ja asiantuntevasta palvelusta.

Skaalautuvaa, rehellistä ja asiantuntevaa kumppanuutta

Ratkaisevassa asemassa onnistumisen kannalta on ollut Pinjan joustavasti skaalautuva asiantuntijatiimi ja laaja osaaminen. “Pinjalta on aina löydetty oikeat tekijät. Heillä on laaja osaajajoukko, josta on voitu aina valita tarpeeseen sopivat asiantuntijat. Kaikessa tekemisessä paistaa läpi vahva asiantuntijuus”, Grönberg kiittelee. Viimeisimpänä työn alla on ollut palvelun saavutettavuuden parantaminen, jolloin tiimiin kiinnitettiin Pinjalta käyttöliittymäsuunnittelija saavutettavuushaasteita ratkomaan.

Lisäksi yhdessä on onnistuttu parantamaan palvelun toimintavarmuutta minimoimalla huoltokatkojen tarve niin, että jo suuri osa järjestelmästä päivittyy jo täysin katkotta. Seuraava kehitysloikka on aloitettu raportoinnin parissa, kun perinteisestä Excel-raportoinnista siirrytään BI-työkalun käyttöön. “BI-ratkaisun kanssa ollaan vielä alkumetreillä, mutta jo ensimmäisistä kokeiluista on saatu hyvää palautetta. Uskon, että uusi raportointiratkaisu tulee auttamaan asiakkaitamme huomattavasti ja tarjoamaan arvokasta tietoa”, summaa Grönberg.

Yhteistyö on ollut molemmin puolin positiivinen kokemus. “Meillä on tieralaisten kanssa todella toimiva keskusteluyhteys. Töitä tehdään positiivisessa hengessä ja yhteistyö on ollut koko meidän tiimille erittäin mieluista”, kertoo Pinjan Digital Business -yksikön myyntipäällikkö Lasse Mäkinen, joka toimii Tieran asiakasvastaavana. Grönbergille arvokasta on ollut myös uuden oppiminen – yhteistyön myötä positiivisia muutoksia näkyy yrityksen toimintamalleissa, järjestelmäosaamisessa ja raportoinnissa. Avoin kommunikaatio, toimivat prosessit, tiivis yhteistyö asiantuntijoiden kanssa ja kattava, ajantasainen dokumentaatio kantavat pitkälle.