HUS - BI:llä leikkaussalitoimintaan tilannekuva ja parempia päätöksiä

Parempi kokonaiskuva selkeän raportoinnin avulla

Raportointia tehdään koko HUSin leikkaustoimintaa koskien ja sitä vetää HYKSin Leikkaussalit, teho- ja kivunhoidon toimiala (ATeK).  Kehittämistyössä on mukana myös HYKSin eri leikkaavien erikoisalojen linjajohtajat. ATeK on yksi Hyksin kaikkiaan 13 tulosyksiköstä, ja sen alla toimiva Leikkaussalit-linja vastaa HYKS-alueen sairaaloiden anestesialääkäreistä sekä valtaosasta leikkausyksiköitä myös hoitotyön osalta. Koko HUSissa tehdään vuosittain lähes 100 000 leikkausta, joista monet ovat potilaille kriittisiä tai parantavat muutoin merkittävästi elämänlaatua.

Ennen Pinjan kanssa toteutettua kehitysprojektia tietohallintoon ja raportointiin liittyvä lähtötilanne oli se, että leikkaussalitoiminnasta oli olemassa monenlaista tietoa, mutta kokonaiskuva puuttui, kun vaihdettiin tietojärjestelmää ja osa datasta on vanhasta ja osa uudesta järjestelmästä.

– Aiempi tilanteemme oli se, että saimme leikkaussalitoiminnan tietoja koostettua lähinnä yksittäisen leikkausyksikön tasolla ja vanhat tiedot piti käsin vertailla, jos halusimme esim. kahden viime vuoden vertailudataa. Halusimme raportteja, joihin voimme yhdistää kaikki toiminnot, pidemmän ajanjakson ja kaikki yksiköt samalla kertaa, ja tarkastella toimintaa siten myös isossa kuvassa, kertoo Hyksin leikkaussalien linjajohtaja Irma Jousela.

Raporteilla visuaalisesti esitettävät tiedot vaikuttavat nyt organisaation sisällä päätöksentekoon monella eri tasolla, mukaan lukien resursointi ja työjärjestelyt sekä osaamisen kehitys ja sen painotukset. Raportit auttavat myös seuraamaan työn ajallisia muutoksia sekä vuosisykliä. Tietojen avulla voidaan lisäksi seurata valtakunnallisella tasolla eri sairaaloiden profiloitumista tiettyihin erikoisaloihin ja sitä, onko eri toimintoihin liittyvä jakosuhde oikeanlainen.

Iso kuva auttaa keskittymään olennaiseen

Power BI -pohjaista leikkaussaliraportointia hyödyntävät HUSilla useat käyttäjäryhmät ja testauksen jälkeen suora pääsy raportteihin annettiin koko HUSin henkilökunnalle. Ratkaisua hyödynnetään myös muun muassa laaduntarkkailussa sekä tieteellisessä työssä.

Raporttien avulla seurataan monenlaisia muuttujia, kuten leikkausyksiköissä tehtyjä toimenpiteitä ja niiden lukumääriä sekä odotusaikoja niin suunnitelmallisten kuin päivystystoimintaankin liittyvissä toimenpiteissä. Lisäksi seurataan, millaisia poikkeamia esiintyy, millä tasolla leikkaussalien käyttöasteet ovat ja millainen on toimenpiteiden keskinäinen jakauma erikoisaloittain.

HUS halusi järjestelmäkehityksellä paitsi laajentaa myös pidentää näkymää leikkaussalitoimintaansa. Katsetta siirretään tulevaisuuteen esimerkiksi ”tilauskanta”-nimisellä raportilla, jolla kerätään jatkossa tietoja potilaista jo siinä vaiheessa, kun he saavat leikkauspäätöksen. Raportti auttaa ennakoimaan leikkaustoimintaa aiempaa pidemmälle eteenpäin.

– Meille on ollut olennaisen tärkeää, että olemme saaneet Pinjan kanssa eriteltyä toiminnan suunnittelun ja toteuman selvästi toisistaan – tämä ei ole tietojärjestelmissä mitenkään itsestään selvä asia. Pinjalaiset saivat kuitenkin ajatuksesta heti kiinni, ja yhteistyö on toiminut mielestäni muutenkin erittäin hyvin, Jousela toteaa.

Jouselalla on pitkä, vuosikymmenten kokemus HUSin leikkaussalitoimintojen tietojärjestelmien ja raportoinnin kehittämistyöstä, ja hän on osallistunut vuosien varrella useisiin käyttöönottoihin. Hän pitää erittäin tärkeänä, että myös julkisella puolella tiedetään, mihin työaikaa kuluu ja mitä yksiköissä saadaan aikaan.

– Antaisin Pinjalle kehitysprojektista kokonaisarvosanan erittäin hyvä. Mielestäni tähän on vaikuttanut Pinjan puolelta kaksi erityistä menestystekijää. Ensinnäkin löysimme hyvin yhteisen kielen hoitohenkilöstön ja BI-asiantuntijoiden kesken. Tärkeänä osana tässä oli muun muassa se, että saimme Pinjalta erittäin hyödyllisen koulutuksen Power BI:n perusperiaatteisiin jo varhaisessa vaiheessa. Näin saimme heti käsityksen siitä, mitä järjestelmän avulla on mahdollista toteuttaa ja mihin se taipuu. Toisekseen Pinjalla on ollut hyvä taito poimia keskusteluista juuri meille olennaiset asiat, Jousela kertoo.

Näkyväksi tehty työ motivoi henkilöstöä ja tukee päätöksentekoa

Pinjan HUSille rakentama raportointijärjestelmä on suunniteltu palvelemaan käyttäjiään useiden vuosien, jollei vuosikymmenten ajan. Kehitystyössä ja taustalogiikassa oli siksi tärkeää huomioida myös pitkä aikaväli – kyseessä ei saanut olla kertakäyttötuote. Tämä vaatimus on pidetty kehitystyössä mukana punaisena lankana ja toteutusratkaisuja on tehty nimenomaan pitkän aikavälin näkökulmasta. 

Yhteisen kehitystyön ja sen myötä tuotettujen uusien yhdistelmäraporttien avulla HUSin leikkaussalitoiminnasta on nyt aiempaa selkeämpi, datapohjainen kokonaiskuva. Hyötyjiä ovat paitsi organisaation johto, esimiehet ja hoitohenkilöstö, myös viime kädessä potilaat. Potilaan kannalta hyöty tulee muun muassa leikkaustoiminnan tehokkaamman organisoinnin kautta.

– Työntekijöihimme on ollut iso vaikutus sillä, kun he kokevat, että heidän järjestelmään syöttämistään tiedoista on aidosti hyötyä. Se tekee heidän työnsä näkyväksi. On motivoivaa tietää, mitä yksikössä kokonaisuudessaan tehdään, ja nähdä siitä mustaa valkoisella. Koen, että annamme siinä työntekijöille vastavuoroisesti takaisinpäin heidän antamaansa panosta, Jousela toteaa.

Liiketoiminnan näkövinkkelistä on merkittävää hyötyä, että leikkaussalitoiminnasta on nyt olemassa ajantasainen kokonaiskuva. Näin toimintaa on myös helpompi suunnitella ja kehittää eteenpäin.

– Liiketoiminnan johtamisen kannalta kyse on ennen kaikkea siitä, että jokaisen organisaation on tärkeä tuntea oma toimintansa. Mutu-tuntuman perusteella on vaikea johtaa ja tehdä päätöksiä. Meidänkin leikkaussaliyksiköissä on tiedettävä, mitä palveluja tuotamme ja minkä verran. Itse asiassa en oikeastaan edes käyttäisi sanaa ”hyöty” kuvaamaan sitä, mitä Pinjan toimittama ratkaisu meille tarjoaa. Ratkaisu oli meille välttämättömän tärkeä, Jousela tiivistää.

Kuva: HUS