HUS

Kehitystyön päätavoitteena on ollut muodostaa selkeämpi ja kattavampi kokonaiskuva toiminnasta

HUSin ja Pinjan yhteistä tietovarastoinnin ja raportoinnin kehitystyötä on toteutettu keväästä 2020 lähtien monella eri saralla. Kokonaisuuteen kuuluu muun muassa talousdatan, henkilöstöhallinnon materiaalien ja erikoisalojen tietojen koostamista ja yhdistämistä helppokäyttöiseen, visuaaliseen muotoon.

Kehitystyön päätavoitteena on ollut muodostaa selkeämpi ja kattavampi kokonaiskuva HUSin ja sen eri yksikköjen toiminnasta. Toteutusta varten oli tarpeen tuottaa, jalostaa ja yhdistellä uudenlaista tietoa päätöksenteon pohjaksi sekä varmistaa tiedon luotettavuus ja ajantasaisuus. Tietoja ja tilannekuvaa haluttiin myös pystyä jakamaan helposti ymmärrettävässä muodossa koko organisaatioon ja sen eri toimintayksiköihin. Samalla haluttiin vähentää manuaalista työtä.

– Halusimme ketterän ja joustavan järjestelmän, joka koostaisi tietoa useista eri lähteistä ja kokoaisi ne helppokäyttöisiin raportteihin. Kun olimme valinneet kehitystyön toteuttajaksi Pinjan, työt aloitettiin saman tien. Pinja on auttanut meitä saamaan käyttöön toimintamme kannalta tärkeitä raportteja ja mittareita, kertoo HUS Tietohallinnon analytiikka, integraatio ja johdon tietojärjestelmäpalvelut -vastuualueen johtaja, kehittämispäällikkö Seija Viinikka.

Dataa raportteihin kerätään useista eri lähteistä, kuten potilastietojärjestelmästä, taloushallinnosta, liiketoiminnan erikoissovelluksista sekä jatkossa HR-järjestelmistä. Tietovarastointi on toteutettu Data Vault -menetelmää hyödyntäen ja raportointi pilvipohjaisella Microsoft Power BI:llä. HUSin tietoallas on yksi Euroopan suurimmista terveydenhuollossa toteutetuista. Siihen on integroitu lähes 60 lähdejärjestelmää ja dataa on tallennettu eri muodossa 170 teratavun verran.

Korkea vaikeusaste, valtava hyötypotentiaali

HUSin hallinnoima tietomäärä on kaikkineen valtava. Järjestelmät ovat massiivisia ja organisaatio on muun muassa Suomen toiseksi suurin työnantaja. Käyttäjiä ja erilaisia käyttäjäryhmiä on paljon, tietoa kerätään useista eri lähteistä tietoaltaan kautta ja käytössä on samaan aikaan monenlaisia tietojärjestelmiä niin organisaationlaajuiseen kuin erikoistuneeseenkin käyttöön. Seija Viinikka toteaa tietoketjun olevan HUSilla kaikkineen ”haasteellisen pitkä”.

Huolellisella organisoinnilla ja priorisoinnilla onkin ollut keskeisen tärkeä merkitys kehityshankkeessa. Esimerkiksi raporttitarpeita on priorisoitu kolmiportaisen luokittelun perusteella vitaaleihin, välttämättömiin ja valinnaisiin. Käytännön työtä on jaettu eri tiimien kesken, kokonaisuuksia on pilkottu pienempiin hallittaviin kokonaisuuksiin ja keskinäisestä tiedonkulusta on huolehdittu muun muassa scrum-metodin ja päivittäispalaverien avulla.

– Pinjan ja HUSin henkilöstön välillä on vallinnut hyvä yhteistyö. Työtä on tehty laadukkaasti ja se on myös dokumentoitu, jotta prosessi on selvä ja myös jälkikäteen jäljitettävä. Pinja on tuonut meille tuoreita, uusia näkökulmia ja hyviä käytäntöjä, ikään kuin puistellut vähän pölyjä totutuista toimintamalleista, Viinikka sanoo.

Oman haasteensa kokonaisuuteen on tuonut myös loppukäyttäjien opastaminen ja motivoiminen huolellisiin tietokirjauksiin. Totutuista tavoista luopuminen ei ole aina helppoa, joten tiedonhuollon jalkauttaminen on huomioitu kehitysprojektin alkuaskelista asti. Sitä varten on nimetty vastuuhenkilöitä ja parhaillaan laaditaan myös tietohuollon käsikirjaa, jossa muun muassa kuvataan tarkemmin roolit, tehtävät ja prosessit. Kokonaisuus vaatii vahvaa muutosjohtamista läpi koko HUS-organisaation.

Kulisseissa tapahtuu siis paljon, mutta loppukäyttäjille kehitystyön tulokset on suunniteltu mahdollisimman visuaalisiksi ja helppokäyttöisiksi. Saavutettavat hyödyt ovat merkittäviä, esimerkiksi henkilöstön kannalta uudet tietovarastointi- ja raportointiratkaisut helpottavat käytännön resursointia, työn kuormittavuuden seurantaa ja työkuorman jakamista.

Liiketoiminnan tehostamisen kannalta järjestelmä tukee esimerkiksi nopeampaa ad hoc -raporttituotantoa sekä lakisääteisten ja muiden vakiomuotoisten raporttien automatisoitua koostamista. Lisäksi se sujuvoittaa tilinpäätösmateriaalien keruuta ja tarjoaa dataa palvelujen hinnoitteluun liittyvän päätöksenteon tueksi. Lisäksi se auttaa käytännön toiminnanohjauksessa.

– Kehityshankkeessa työstetyt raportit palvelevat kaikkia HUSin erikoisaloja ja ammattiryhmiä, ja niiden koostamista on nyt saatu nopeutettua Pinjan avulla. Olemme todella iloisia tästä yhteistyöstä. Pinjalaisista todella näkee, että he tunnistavat ja ymmärtävät meidän kipukohtiamme ja hakevat niihin aktiivisesti ratkaisuja, Viinikka kertoo.

Pandemiaraportointi kehittyi purkkapallosta hallittuun kokonaisuuteen

Yksi tietohallinnon kehitystyöstä hyötynyt toiminto HUSilla on COVID-19-pandemiaraportointi. Lähtötilanne yhteistyön alkaessa keväällä 2020 oli se, että HUS oli kevät-talvella alkaneen epidemian ensi vaiheessa koonnut tarvittavia raportteja omin voimin. Raportit palvelivat sinänsä tarkoitustaan, mutta tiedonkeruu oli aloitettu poikkeuksellisen kovalla kiireellä akuuttiin tarpeeseen. Taustalla toiminutta logiikkaa ei oltu siten ehditty suunnitella hallitusti.

– Kuvailisin silloista raportointisysteemiämme purkkapalloksi. Meidän piti tulipalokiireellä päättää, millaisia raportteja tarvitsemme, ja mistä saamme niihin tiedot. Heiveröinen rakenne ja toimintalogiikka estivät jatkokehityksen eikä muutoksia juuri uskallettu tehdä korttitalon sortumisen pelossa. Siirtymä hallittuun systeemiin saatiin toteutettua ensimmäisen aallon hellitettyä kesällä 2020, ja Pinja otti silloin asiasta kopin, kertoo HUSilla johdon analysoinnin erityistehtäviä ja raportointikehitystä hoitava controller Timo Isola.

Yhteisen työn tuloksena raportoinnin kokonaisuus muuttui loogisemmaksi, kattavammaksi ja luotettavammaksi, minkä lisäksi saatiin toteutettua uusia raportteja käyttäjien ilmoittamien tarpeiden pohjalta. Konepellin alla tehtiin paljon muutoksia, mutta samaan aikaan pidettiin tärkeänä, ettei muutosprosessi näkynyt suuremmin loppukäyttäjille.

Kehitystyö on tuonut HUSille myös monenlaisia liiketoiminnallisia hyötyjä. Raportit toimivat johdon tehokkaina työkaluina ja auttavat keskittämään huomion oikeisiin asioihin. Luotettavuutensa ja pitkälle automatisoidun tiedonkeruunsa takia ne myös sitovat aiempaa vähemmän työvoimaa. Käyttäjiltä on saatu positiivista palautetta raporteista, ja niiden koetaan tuoneen suoria helpotuksia käytännön työhön.

”Iso syy hyvään käyttäjäpalautteeseen on uskoakseni se, että taustalla toimii nyt hyvä ja looginen tietomalli. Pinjalaiset ovat oppineet, mikä nimenomaan meille husilaisille on olennaista ja he tuntevat tietomallin läpikotaisin. Sujuvan yhteistyön takia välitän loppukäyttäjien kysymyksiä välillä ihan suoraankin Pinjalle, ja ymmärrys saadaan usein aikaan puolesta lauseesta”, Isola kertoo.

Pinjan kanssa kehitettyjen raporttien keskeisiä käyttäjiä ovat muun muassa HUSin ylin johto, pandemiakoordinaatioryhmä sekä infektiolääkärit, minkä lisäksi ne toimivat työkaluina muun muassa tulosyksikköjen toimialajohtajille ja talouspäälliköille. Avaintavoitteina oli saada luotettava yleiskuva tautitilanteesta, parantaa ennakoitavuutta sekä tuottaa sujuvasti myös THL:n tarvitsemat tiedot.

– Raporttien perusteella tehdään päätöksiä siitä, mihin suuntaan laivaa pitää ohjata. Lisäksi ne vaikuttavat meillä käytännön järjestelyihin, esimerkiksi osastojen resursointiin. Yksittäisten potilaiden asioihin niissä ei oteta kantaa, mutta tietyt raportit luovat kuvaa esimerkiksi ikäryhmittäisestä kehityksestä. Näin on mahdollista analysoida poikkeamia ja seurata taudin leviämistä eri muuttujien kannalta, Isola toteaa.

Keskeiset pandemiaraportit ovat saavuttaneet stabiilin tilan ja niitä hyödynnetään päivittäisessä käytössä. Kehitystyö jatkuu kuitenkin edelleen ja seuraaviin raporttitarpeisiin vastataan priorisoinnin mukaisesti. Eräänä tulevaisuuden suunnitelmana on laajentaa järjestelmää esimerkiksi tartunnanjäljitykseen.

Kuva: HUS