Juvenes-Yhtiöt

Haaste: Tarve tiedolla johtamiseen ja raportoinnin kehittämiseen, myös mobiilissa

”Löysimme Pinjan, kun tutkimme eri vaihtoehtoja tiedolla johtamisesta. Halusimme viedä omaa raportointiamme eteenpäin ja ottaa käyttöön uusia raportoinnin välineitä hyödyntävän tekemisen tavan. Meillä oli myös tarve saada tarkasteltua asioita mobiilisti. Meillä oli tarve yksinkertaistaa tekemistä, vähentää Excel-raportointia ja saada henkilöstö tekemään analysointia itse niin, ettei aina tarvitse pyytää raportointia talousosastolta”, kertoo Janne Rapakko, talousjohtaja Juvenes-Yhtiöiltä.

Ratkaisu: Reaaliaikaisen raportoinnin rakentaminen Power BI-ratkaisulla

“Yhteistyökumppanin valintaa mietimme pääasiassa tekniikkakärjellä, ja Microsoftin työkalut tuntuivat meille luontevimmilta. Pinja pystyi tarjoamaan ne ja lisäksi uskottavimman tarinan. Saimme Pinjan ydintiimin osaamisesta aiempien tekemisten kautta tuntuman, että tässä on sellainen taho, jonka kanssa voimme lähteä liikkeelle. Totesimme, että meni syteen tai saveen, niin tätä kannattaa kokeilla, koska mahdollisuudet ovat niin suuret.” Rapakko kertoo.

Juvenes-Yhtiöt halusivat päästä nopeasti alkuun tiedolla johtamisessa ja reaaliaikaisessa, visuaalisessa raportoinnissa. “Pinjan kanssa meni vain muutamia viikkoja, kun raportointiympäristö oli kasassa ja saimme vietyä sen tuotantoon. Emme edes yrittäneet ottaa kerralla kaikkia mahdollisia tietolähteitä mukaan, vaan keskityimme aluksi myynnin raportointiin. Näin saimme realisoitua hyötyjä nopeasti heti alussa. Nyt meillä onkin menossa jo toinen aalto: raportointia kehitetään edelleen ja saadaan siitä vielä reaaliaikaisempaa”, Rapakko jatkaa.

Yhteistyön aikana Pinja on tehnyt Juvenes-Yhtiöille erillisiä kehitysprojekteja: rakentanut raportointia, tietovarastoja ja tietomalleja. Ylläpitovaiheessa he osaltaan varmistavat, että meidän raportointimme ja tiedon tuomiseen toteutetut liittymät toimivat.

Reaaliaikainen raportointi antaa tilaa ajattelulle

“Kun miettii sitä, mitä lähdimme alussa tavoittelemaan, niin olemme päässeet hyvin eteenpäin. Meillä kyllä raportoitiin monia asioita, mutta siihen meni paljon aikaa, joka olisi pitänyt ennemmin käyttää analysointiin. Nyt saamme henkilöt ajattelemaan itse, jolloin analysoinnista on moninkertainen hyöty”, Rapakko kertoo.

Iso asia on myös se, että Juvenes-Yhtiöillä pystytään reagoimaan nopeasti. Asioita pystytään näkemään ja tekemään mahdolliset korjaavat toimenpiteet nopeammin kuin kuukauden syklillä. Yhtiönä rytmi muuttui kuukausirytmistä viikkorytmiksi.

“Emme enää katso peräpeiliä, vaan olemme ajan hermolla. Rytmin nopeutumisen ansiosta henkilöstö ja päälliköt ovat entistä innostuneempia luvuista ja tiedolla johtamisesta, koska he pystyvät näkemään paremmin oman tekemisensä ja päätöstensä vaikutukset. Raportointi ja reaalimaailma yhdistyvät helpommin”, Rapakko iloitsee.

Käytännössä muutos näkyy myös laadukkaampina myynti- ja ryhmäpalavereina, joissa on visuaalisesti tuotettua, reaaliaikaista tietoa. Erilliset raportointitarpeet vähenivät, sillä ihmisillä on pääsääntöisesti jo tieto kännykässään, josta he voivat itse käydä katsomassa sen. Tämä on ollut iso muutos Juvenes-Yhtöille.

Yhteistyö Pinjan kanssa on jatkuvaa kehittämistä

“Pinjan panos meidän raportointiympäristöömme on ollut suuri. Tärkeimmät edut ovat visuaalisuus ja asioiden yksinkertaistaminen. On haasteellista saada lukijan huomio kiinnittymään olennaisiin asioihin, mutta Pinjan kanssa olemme onnistuneet siinä yhdistäen helppolukuisuuden ja visuaalisuuden”, Rapakko summaa.

Juvenes-Yhtiöillä on paljon raportointia, joten haaste tulevaisuuteen on myös se, miten löydetään yksinkertainen tapa esittää asioita. Raporttien paljoudessa fokus saattaa äkkiä hukkua. “Pinja on tämän osalta mukana sparraamassa meitä kehitysprojekteissamme, ja heillä on keskeinen rooli nostaa esiin muissa yhteyksissä toteamiaan hyviä käytänteitä”, Rapakko jatkaa.

“Vuosien varrella olemme työskennelleet monen pinjalaisen kanssa, ja samalla Pinjakin on oppinut meistä paljon. Esimerkiksi help desk -toiminnallisuudet ovat olleet hyvä lisä palveluun. Pinja on pystynyt tuomaan paljon lisäarvoa ja tukea toimintamme kehittämiseen. Reaaliaikaisen raportoinnin toteuttaminen on ehdoton edellytys sille, että liiketoiminnassa voidaan onnistua. Tarvitaan mahdollisuutta reagoida nopeasti, ei vasta kuukauden viiveellä. Silloin ollaan jo auttamatta myöhässä”, Rapakko päättää.