Kiertokapula är ett avfallshanteringsföretag som ägs av 13 kommuner i Egentliga Tavastland, Södra Birkaland och Mellersta Nyland. Kiertokapula sköter om insamling, mottagning, bearbetning och vidarebefordran av avfall. En viktig del av verksamheten är även avfallsrådgivning och kommunikation.
Med de ändringar som den nya avfallslagen medförde märkte Kiertokapula att det befintliga vägningssystemet behövde uppdateras. De största behoven gällde effektivisering och automatisering av verksamheten och införandet av ett elektroniskt transportdokument. Dessutom ville man förbättra självbetjäningsgraden på avfallsstationerna och underlätta mottagandet med hjälp av mobil vägning, effektivisera rapporteringen och hitta ett system som hanterar hela materialflödet från vägning till fakturering.
Flow by Pinja löser många utmaningar i ett svep
Projektet startade med att man först testade Pinja Flow-systemet på en av verksamhetsorterna. Genom testet fick man mycket värdefull feedback och användarerfarenheter, vilket möjliggjorde en smidigare implementering på de övriga orterna. Nu har mottagningssystemet tagits i bruk på alla anläggningar och den mobila vägningsfunktionen, som gör att transportföretag kan hantera mottagningshändelserna självständigt, kommer att införas nästa höst.
Införandet av Flow har förenklat produkt- och kundhanteringen. “När vi byter från lokala applikationer till det molnbaserade Flow-systemet kan vi hantera driftställena på distans och vi behöver inte skapa kundkonton i systemet flera gånger. Vi kan också utnyttja funktionerna i Flow för att planera ett bättre och mer heltäckande tjänsteutbud i framtiden”, säger Mari Alho, systemchef på Kiertokapula.
Flow har också underlättat rapporteringen. I framtiden får kunden mer detaljerad information om sina egna implementeringar direkt i systemet. Samtidigt överförs information snabbt mellan faktureringssystemet och affärssystemet.
Pinja har varit en pålitlig och professionell guide vid systemförnyelsen
“Det var viktigt för oss att hitta en partner som kunde utveckla verksamheten tillsammans med oss. Avfallshanteringen blir aldrig färdig, utan det sker förändringar hela tiden i vår bransch. Vi behövde därför en partner som vi kan prata med och som tillsammans med oss kan utveckla ett system som uppfyller verksamhetens behov”, säger Alho.
Kiertokapula har varit mycket nöjda med samarbetet hittills. Man fann snabbt en gemensam förståelse och kommunikationen har varit smidig från allra första början. Att kunna prata om saker i klartext utan teknisk jargong har enligt Alho varit särskilt uppskattat hos Kiertokapula. Det har gjort att man har sluppit onödiga missförstånd i projektet.
Pinjas medarbetare får också beröm för sin anpassningsförmåga, flexibilitet, förmåga att lyssna, samarbetsanda, sin förhandlingsförmåga och sitt lösningsfokus. ”Utvecklingsförslag tas alltid emot väldigt väl av Pinja och vi går igenom och granskar dem tillsammans. Pinja har också professionalismen och modet att föreslå bättre lösningar om det behövs, ifall vi föreslår förändringar i systemet som kanske inte är så smarta”, sammanfattar Alho.
Enligt honom anpassar sig Pinja perfekt till kundens behov och vet hur driftmodellerna ska specificeras så att de passar kunden. “Det gör att vi kan vara eniga och hålla oss på kartan under hela projektet”, säger Alho och fortsätter: “Under implementeringen har det aldrig hänt att Pinja inte lyckats hitta resurser för att lösa ett problem.”
Även ur Pinjas synvinkel har samarbetet känts smidigt och meningsfullt. Beställarens egen aktivitet och en öppen diskussion åt båda hållen har spelat stor roll. “Aktiv feedback och diskussion om hur saker fungerar och hur de kan förbättras är verkligen värdefullt för oss. Vi har också hittat lämpliga återkopplingskanaler och processer för att göra samarbetet så smidigt som möjligt under hela projektet”, sammanfattar Marko Kiippa, affärschef på Pinjas enhet för Bioenergi och Cirkulär ekonomi.
Bilder: Kiertokapula
