Carspect

Muster följer med i olika skeden av arbetet

Carspect har snabbt uppnått en stark ställning på den svenska besiktningsmarknaden. Efter avregleringen av det statliga monopolet 2010 började Carspect utmana sina mer traditionella privatiserade konkurrenter, speciellt med sin kundorienterade strategi.

Kundorienteringen märks i Carspects verksamhet till exempel genom att besiktningsstationerna är moderna och mindre än genomsnittet, men de är många. På det sättet kommer stationerna nära kunden, de är lätta att hitta och man kan besiktiga bilen bekvämt till exempel under en shoppingtur. Dessutom har man velat anställa personal som brinner för god kundservice.

Det är viktigt för oss att ta hand om hela kundresan, från onlinebokning och förskottsbetalning till ankomst, kundupplevelse under väntetiden och efterrapportering. Muster underlättar effektivt de olika skedena i arbetet och hjälper oss att ge bra information till kunderna både före och efter besiktningen. Samtidigt hjälper det till att minimera vår ekonomiska risk och säkerställa våra kassaflöden, säger Carspects VD Markus Falk.

Carspect förnyade alla sina IT-system i slutet av 2019. Förutom besiktningssystemet förnyades webbplatsen och affärssystemet, och Power BI infördes som analysverktyg. Samtidigt flyttade alla system över till molnet.

Digitalisering av bilbesiktningen ger affärsmässiga fördelar på många olika fronter: det effektiviserar de praktiska funktionerna, hjälper till att minska fel, snabbar upp genomloppstiderna, ger nya möjligheter till kundanskaffning och förbättrar resursanvändningen.

– Vi tog ett stort kliv framåt 2019. Vi jämförde flera olika alternativ och bestämde oss för Muster by Pinja bland annat på grund av de låga driftkostnaderna på lång sikt. Vi ville också ha en extern, oberoende partner som tillsammans med oss kunde vidareutveckla systemet långsiktigt, konstaterar Falk.

Muster används nu på alla Carspects drygt 100 stationer i Sverige. Det används bland annat för bokning av tider, kassahantering, resursallokering, upprättande av besiktningsprotokoll och ombesiktning. Det används också för hantering av kunddata, fakturering och olika slags rapportering. Dessutom kan det utnyttjas som stöd i marknadsföringen, till exempel genom att skicka påminnelser till kunder om nära förestående besiktning.

I det dagliga arbetet använder inspektörerna en Muster-app i sin smartphone och registrerar de besiktningar de utför och deras resultat. De tar också bilder av varje bil som besiktigas och lagrar dem i systemet för eventuella framtida behov.

I god kundservice ingår också att meddela dåliga nyheter på ett taktfullt sätt till kunden – nästan en fjärdedel av bilarna får ett negativt besked vid besiktningen. I de situationerna är det viktigt att lyfta fram de gemensamma målen, såsom trafiksäkerhet och hänsyn till miljön. Det är också en stor fördel att besiktningsresultaten kan ges i en kundvänlig och lättförståelig form och att anvisningarna för att rätta till felen är tydliga och motiverade.

Snabbt besiktningstempo kräver anpassningsbara verktyg

Carspect genomför tusentals besiktningar på sina stationer varje dag, och på årsbasis blir det nästan en miljon. Därför är det oerhört viktigt att systemet som används för den dagliga driften stöder en smidig och kundorienterad hantering av arbetet.

– Vi har fått bra feedback från personalen om Muster. Systemet är anpassat för att uppfylla de lagstadgade rapporteringskraven i Sverige, och Pinja har skött idrifttagningen och de slutliga anpassningarna snabbt och effektivt. Framför allt upplever vi Muster som ett lättanvänt och flexibelt verktyg, säger Falk.

Utöver besiktningssystemet har samarbetet mellan Carspect och Pinja utökats med datalagring och Power BI-baserade lösningar för kunskapsledning, och Pinja spelar också en viktig roll i utvecklingen av Carspects CRM-system. Följaktligen innehåller det totala paketet inte bara heltäckande besiktningsdata utan även all ekonomisk information som behövs för att driva verksamheten. Den SaaS-baserade tjänsten håller kostnadsstrukturen effektiv och minskar behovet av egen IT-infrastruktur och administration.

Effektiv informationshantering är avgörande för en växande kedja. Förutom Sverige har Carspect för närvarande nätverk med mer än tio stationer i Estland, Polen och Lettland.

– Vår tillväxt under dessa drygt tio år har hela tiden varit stark och vi har i genomsnitt öppnat tio nya stationer per år. Och fler är på gång, säger Falk.

Bild: Carspect