Darekon

Från Excel-rapportering till Power BI-rapportering

Darekons rapportering var tidigare baserad på Excel-baserade rapporter, som genererades från data i produktionsstyrningssystemet efter behov. När det nya ERP-systemet implementerades var målet att få de relevanta nyckeltalen direkt från verksamhetssystemet, men det visade sig vara otillräckligt. När företagets omsättning och växte, bland annat genom förvärv, och verksamheten expanderade, var sättet att ta fram KPI-rapporter inte längre tillräckligt flexibelt och uppfyllde inte verksamhetens behov av aktuell information om sin verksamhet eller om utvecklingen av kvalitetsindikatorer.

I september 2023 valdes Pinja ut för att leverera ett nytt datalager och en ny rapporteringslösning. Utgångspunkten för uppdateringen var Darekons kravdefinition, som identifierade vilka rapporter som behövs, vilka data de innehåller och vilken funktionalitet som önskas i rapporteringssystemet. Först skapades ett datalager i Azure-molnet för att lagra data från ERP-systemet. Datalagret togs först i bruk i Finland. Före jul introducerades Power BI-rapporter om försäljningsresultat och -prognoser, fabrikslönsamhet, leveranssäkerhet och produktionseffektivitet. Polen och Sverige går med i början av 2024.

Gemensamt rapporteringssystem gör KPI-mätningar tillgängliga för alla

Automatiseringen och enhetligheten i KPI-rapporterna som tillhandahålls av det nya rapporteringssystemet kommer att användas på ett transparent sätt för alla Darekons produktionsanläggningar. “Rapporteringsbehoven är i stort sett desamma, men det kan finnas en liten twist beroende på land eller fabrik. Viktigt är dock hur rapporterna skapar transparens för alla: Verksamheten i Gdansk kan nu granska på uppgifterna från Klövskog och data kommer att vara jämförbara. Alla använder samma KPI-rapporter och indikatorer”, säger Tommi Tirkkonen, Business Controller på Darekon. Transparens i rapporteringen bidrar också till att förverkliga Darekons värderingar: Rapporterna visar kundnöjdhet, verksamhetens lönsamhet, produktionseffektivitet och, i framtiden, personalnöjdhet.

Behovet av praktisk rapportering kan komma från olika delar av organisationen. Tirkkonen ger ett exempel på hur man i början av projektet diskuterade behoven med fabriksledningen. Ledningen för en fabrik ville ha en rapport som skulle hjälpa dem att på daglig basis se hur mycket arbete som skulle utföras i början av veckan och hur mycket arbete som återstod från föregående vecka. Behovet diskuterades internt i augusti och rapporten färdigställdes av Pinja i december. Rapporteringen har enligt Tirkkonen omedelbart hjälpt till att till exempel förutse försäljningen och hantera kunddata bättre. “Användningen av färdiga rapporter har skapat ett ökat behov: Rapporterna utarbetas efter hand och nya rapporter införs allteftersom de färdigställs”, säger Tirkkonen.