KGN Tool

Undantagsförhållandena krävde effektivisering av produktionen

Trots den stabila kundbasen har coronaperioden varit utmanande för företaget. Effekterna har märkts bland annat i omsättningen och genom att man tvingats permittera fast personal under de mest stillastående perioderna. Hjälp med utmaningarna fick företaget från Business Finland, vars utvecklingsstöd vid störningar i affärsverksamheten användes för att starta Lean-utbildning för att öka produktionseffektiviteten.

– Trots svårigheterna ville vi hitta ett sätt att utveckla verksamheten. Vi vill bli ännu effektivare, få fler jobb och vid behov även rekrytera ny kompetent personal. Så Pinja gav oss det lysande tipset att kontakta Yrkesakademin i Österbotten, ett företag i Vasa som erbjuder yrkesutbildning, berättar fabrikschefen Tom Helsing.

Yrkesakademin i Österbotten har bedrivit lean-utbildning tillsammans med Pinja i flera år. Samarbetet med YA har bestått av mångsidig utbildning i lean-metoder och lean-tänkande i olika kundprojekt samt vid gemensamma expertevenemang. 

Lean-utbildning hjälpte till att bli av med improduktivt arbete

Janne Lamberg, som arbetar med projekt relaterade till produktionseffektivitet på Pinja, beskriver situationen hos KGN Tool som ganska typisk.

– Tillverkningsindustrins värld är full av outnyttjade möjligheter till effektivisering. De flesta av dem kan uppnås ganska snabbt och med en rimlig investering. I min vardag har jag som jobb att hjälpa kunder att förbättra sina arbets- och ledningssätt och att införa digitaliserade produktionsmetoder, säger Lamberg.

Enligt Lamberg är Lean ett affärsutvecklingsverktyg som baseras på effektivisering. Kärnan i Lean är eliminering av onödigt arbete, standardiserade driftmodeller och kontinuerlig förbättring. I KGN Tools fall var utbildningsmålen tydliga.

– Vi ville öka effektiviteten i produktionen genom att dra ner på onödiga aktiviteter, men också få nya tankar, idéer och perspektiv. Vår personal är engagerad och många har arbetat länge, till och med flera decennier, på företaget. Vi kände därför att en extern expert skulle kunna ge oss något nytt, säger Helsing.

Lean-utbildningen startade med ett kort teorisavsnitt, där man tillsammans repeterade lean-filosofin och kulturen för kontinuerlig förbättring. Efter detta flyttade man till företagets egen produktionsmiljö, där man tog itu med utvecklingsarbetet med hjälp av en inventering av nuläget. I praktiken utfördes arbetet genom att i detalj gå igenom produktionsstegen för en förvald produkt bit för bit.

– Tillsammans gick vi igenom mer än 40 tillverkningssteg för en av våra produkter och dokumenterade varje tillverkningssteg och på sekunden hur lång tid det tog. När vi väl kände till dessa detaljer kunde vi analysera vad som var tidsslöseri i arbetsuppgiften och hur vi skulle bli av med dessa överflödiga moment, säger Helsing.

När de överflödiga arbetsmomenten gallrades bort slog resultaten deltagarna med häpnad: med tre dagars övning lyckades man förbättra produktiviteten med hela 221 procent för den valda produkten. 

I utbildningspaketet ingick också en övning i Lean 5S-metoden (Sort, Set In Order, Shine, Standardize, Sustain), som stöder organisationens utveckling mot en mer användbar driftmiljö samtidigt som man snabbt får synliga resultat. I praktiken innebar det att man städade i upp driftmiljön och organiserade den på ett nytt sätt. Enligt Helsing får detta slags små, enkla åtgärder ofta för lite uppmärksamhet i vardagsbrådskan.

– Jag tror benhårt på att de här små men väldigt synliga åtgärderna har stor inverkan på arbetseffektiviteten och en fungerande arbetsmiljö.

I framtiden kommer den dagliga verksamheten och dess resultat att övervakas genom den dagliga ledningen. Det innebär att man har ett kort 15-minuters dagligt möte på arbetstid för att säkerställa att alla anställda får del av viktig information. Mötet identifierar eventuella avvikelser och vidtar korrigerande åtgärder. 

Förutom effektivare produktion ökade även transparensen

Med en total varaktighet på cirka 10 veckor var lean-utbildningen en stor framgång. Enligt Helsing har utbildningen gjort produktionen mer effektiv men även förbättrat företagets interna kommunikation och gett en tydlig struktur åt den dagliga ledningen. 

– Eventuella brister, utvecklingsobjekt eller framgångar märks tydligare när man har reserverat en egen tid och process för dem. Dessutom vet hela personalen vad som kommer att hända vid varje given tidpunkt och vad som är på gång. Jag tror att det motiverar oss alla att lägga på ett extra kol.

Enligt Helsing var personalens engagemang en väsentlig del av framgången och utbildningen hade inte varit så lyckad om inte alla hade engagerat sig för det gemensamma målet. Ett särskilt tack går också till Janne Lamberg på Pinja.

– Janne är en sån där praktiskt inriktad och entusiasmerande typ. Hans långa karriär i olika roller och miljöer märks i hans förmåga att behandla olika människor på rätt sätt och motivera dem att ta fram sina bästa sidor. Onödigt jäktande eller för mycket formalitet lyste med sin frånvaro och för oss var han bara “Janne”, som hjälpte oss att utvecklas och bli bättre i vårt eget arbete.