Atria

Brist på uppdaterad information om råvaror och produktionskapacitet

När Atria Finland inledde ett samarbete med Pinja i syfte att effektivisera produktionsplaneringen brottades produktionsplanerarna dagligen med flera föränderliga faktorer, och det praktiska planeringsarbetet var utmanande. Till exempel krävdes det ofta många samtal och Excelfiler för att få uppdaterad information om råvaror och produktionskapacitet. Ibruktagandet av ett PES-system automatiserade en stor del av Atrias produktionsplanering.

Lösning: Ett PES-system för att underlätta hanteringen av de operativa funktionerna och köttbalansen samt informationsinsamling för behoven inom den interna beräkningen och budgeteringen

I ett företag av Atrias storlek finns det ett enormt antal produktbeteckningar, vilket innebär att det är av största vikt att planeringen och beslutsfattandet bygger på tillförlitlig information. Styrningsdirektör Pekka Korpeinen ansvarar för bl.a. hanteringen av köttbalansen, köttstyrningen, anskaffningen av köttråvaror och industriförsäljningen av fjäderfä på Atria Finland.

– Hanteringen av köttbalansen handlar kort sagt om att vi i den ena änden har efterfrågan och i den andra utbudet – inklusive bl.a. primärproduktionen och dess tillväxtpotential. Mellan dessa görs ständiga beräkningar och sammanjämkningar och målet är naturligtvis en så god balans som möjligt, förklarar Korpeinen.

I den styrgrupp som ledde utvecklingsprojektet gällande den rullande köttbalansen representerades Atria förutom av Korpeinen även av projektchef Jari Koljonen, IT-ledningen, systemchefen, den ekonomiska ledningen, business controllern och ledningen för beställnings- och leveranskedjan. Det viktiga var att börja med att ta reda på exakt vilka frågor man ville ha svar på.

– En stor utmaning i hanteringen av köttbalansen var att vi har så många föränderliga faktorer, till exempel olika produkttyper, tillskärnings- och förpackningsrecept, djurarter och krav gällande dem. En förändring på en punkt gör att det behövs förändringar också på många andra ställen och denna informationsöverföring var tidigare i stor utsträckning beroende av mänskliga faktorer, berättar Korpeinen.

Informationsbehovet sammanfattades slutligen i två huvudområden: man ville för det första underlätta de dagliga, operativa funktionerna och hanteringen av köttbalansen och för det andra enkelt samla in information för behoven inom den interna beräkningen och budgeteringen. Lösningen genomfördes utifrån denna tudelade grund och integrerades i de andra systemen som Atria behöver. PES-systemet används nu för att planera köttbehoven inom hela Atria Finland.

Efter att systemet togs i bruk har mycket förändrats i Atriamedarbetarnas vardag. PES-systemet automatiserar en stor del av de beräkningar som hänför sig till hanteringen av köttbalansen, och effekterna av att det är lättare att få information syns även i alla andra funktioner. Samtidigt har man sluppit de personifierade uppgiftsbeskrivningarna och Excelfilerna och sparat tyst kunskap i systemet så att alla kan utnyttja den gemensamt. Därmed har även kommunikationen mellan olika funktioner och personer underlättats betydligt.

På lång och kort sikt

Vid livsmedelsplanering lever man inom flera olika tidsspann samtidigt. Till exempel sträcker sig den strategiska planeringen och behovsutvärderingen för närvarande fram till ungefär 2025, och dessutom görs en årsplanering i fråga om till exempel produktionslokalerna, periodisk planering med handelsbranschen och naturligtvis praktisk produktionsplanering på vecko-, dags- och timnivå.

– Det är en verkligt betydande förändring för oss att vi till exempel kan uppdatera prognoserna för efterfrågan i flykten, vid behov redan för samma dag. För att göra beräkningar och utarbeta planer krävdes tidigare inmatning av flera parametrar och jämförelser mellan olika filer. Jag skulle uppskatta att tidsbesparingen inom köttstyrningen är ungefär av storleksklassen 30 procent. Numera blir det alltså mer operativ arbetstid över för annan, mer produktiv planering och informationstolkning, sammanfattar Korpeinen.

Exaktheten i planeringen har också förbättrats när Atria bytte ut Excelfilerna mot ett PES-system. Tidigare räckte tiden bara till planering på den grövre nivån, medan man numera kan planera på alla nivåer där det behövs, ända ner till de enskilda produkterna. Med lyckad planering kan man bl.a. säkerställa optimal användning av råvaran och minimera svinnet, vilket innebär att planeringen inte bara har ekonomiska effekter, utan även är av stor betydelse för verksamhetens miljökonsekvenser och ansvarsfullheten.

Den dagliga användningen av PES-systemet underlättar även den årliga budgeteringen, eftersom informationen färdigt samlas in i systemet under årets lopp. Lösningen fungerar som ett utmärkt stöd för beslutsfattandet i den nuvarande hektiska takten inom branschen, där man snabbt måste kunna avgöra vilka slags leveransmängder man kan förbinda sig till och med vilken tidtabell.

På Atria är det en viss kärngrupp som använder PES-systemet för hantering av köttbalansen och budgetering, men de positiva effekterna syns i hela organisationen och även för de viktigaste intressentgrupperna, från kunder till underleverantörer. Personalen upplever att användargränssnittet är lätt att använda, bara ögat först fick vänja sig vid de nya vyerna och möjligheterna.

– I och med PES-systemet har vi övergått till genuint informationsbaserad ledning. Den tillgängliga datan är uppdaterad och tillförlitlig, och därmed är det även lättare att stå bakom de beslut man har fattat. Jag skulle tro att slutresultatet på ett avgörande sätt påverkades av hur vi ursprungligen definierade systemet. Vi är nöjda med att allt besvär verkligen lönade sig och vi fick vad vi beställde, konstaterar Korpeinen.